Hoe staat het met... Beheer en Onderhoud Turfmarkt 147

Life cycle management is geel

Haags poezie-albumversje: ‘Ministers komen, bewindvoerders gaan, maar hun gebouwen blijven altijd bestaan.’ Ook aan de Turfmarkt, waar twee ministers en vijfduizend ambtenaren werken. Heijmans waarborgt dag en nacht optimale beschikbaarheid van het kantoorcomplex.

16 oktober 2017

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en het ministerie van Veiligheid en Justitie liggen op dossierworp afstand van station Den Haag Centraal. Samen vormen ze een wereld van grote getallen. Niet alleen in de Rijksbegroting 2018 – uitgaven BiZa 0,8 miljard euro en V&J 10,3 miljard euro – maar ook in gebouwbeheer. Hun gezamenlijke kantoorcomplex, dat 132.000 vierkante meter groot is, telt onder meer 3.039 brandmelders, 227 regelkasten, achtenvijftig kilometer luchtkanaal en vijfentwintig liften.

RKP-H-ONDERHOUD-MIN-HENK-992738.jpg

Waar er maar één van is? Het integraal onderhouds- en beheercontract, dat tot 2032 loopt. Henk Noort, projectleider Heijmans Utiliteit, is de eindverantwoordelijke. Nuchtere Hagenees, grote toewijding. Sinds de oplevering in 2012 is hij kind aan huis op de Turfmarkt. Dat Heijmans niet de bouwer was, vindt Henk spijtig. Want juist in de ontwerpfase leg je het fundament voor life cycle management en kun je integraliteit maximaliseren. “Elke installatietechnische keuze heeft gevolgen voor onderhoud, beheer en gebruikscomfort”, stelt hij. Praktijkvoorbeeld? “We hebben dertien grote luchtbehandelingskasten die de buitenlucht filteren, koelen en verwarmen. Maar een voorziening om de luchtvochtigheid te regelen, ontbreekt. Met kamerplanten kun je dat voor een deel oplossen, maar dat valt buiten het contract. Het liefst hadden we het technisch aangepakt.”

Crisismanagement

Kijkje in de werkruimte van Henk. Aan de wand hangen heldere gebouw-inventarisaties, responstijden en andere KPI’s. Het contract onderscheidt vitale en niet-vitale ruimten. Vitaal zijn onder meer vijf verdiepingen – waarvan een voor crisismanagement – en de technische ruimte. De tweedeling vitaal/niet-vitaal geldt ook voor installaties. Tot de eerste categorie behoren onder meer koelmachines, warmtepompen, telefooncentrale en noodstroomvoorzieningen.

Al zat Heijmans niet in de ontwerpfase aan tafel, toch maakt zij onderhoud en beheer van de Turfmarkt slimmer en efficiënter. Wat helpt, is de keuze voor een eigen, vaste ploeg generalisten. Omdat ze in Den Haag gedetacheerd zijn, groeit hun kennis en betrokkenheid. “Veel kunnen we zelf oplossen: van een verstopt toilet tot een vastzittende lift – waar we een training bij Kone voor hebben gevolgd.” Als onderhoud of beheer specifieke kennis verlangt, kan Heijmans op zo’n vijftig vaste contractors terugvallen. Enkele van hun specialismen: tourniquets, koffiemachines, terrazzo-vloeren, dieseltanks en zuurstofdetectie.

Vreemd geluid

Trap af, naar de technische verdieping. Achter enkele deuren ligt de technische laag. De ruimte is zo groot als een voetbalveld. Inclusief scoringskansen: “Vroeger liepen monteurs bij periodiek onderhoud hele lijsten af te vinken. De ene keer alle pompen, de volgende keer alle regelkasten. Dat is veranderd. We hebben journaalrondes ingevoerd.” De methodiek: elke week bezoeken monteurs dezelfde technische ruimtes, ook als er geen correctief onderhoud of storing is. Omdat ze de installaties gaan doorgronden, hebben ze de kleinste afwijking in de gaten. “Niet de eerste, maar wel de achtendertigste keer: ze horen een vreemd geluidje, voelen een hogere of lagere temperatuur, zien een drukmeter die een tik anders uitslaat.” Die aanpak heeft veel voordelen. Het verlengt de levensduur en bespaart tijd en geld.

Onvermijdelijk zijn de bergen papier die life cycle management vergezellen. “Toen we begonnen, kreeg ik 35.000 documenten. Van bouwverslagen tot inregelrapporten en armaturenboeken. Omwille van efficiency zijn alle relevante stukken gescand. Een monteur die bijvoorbeeld snel een detail van een ontwerptekening wil zien, kan gebruikmaken van Building Information Modeling.” BIM biedt driedimensionale informatie op bouwkundig, constructief en installatietechnisch niveau.

RKP-H-ONDERHOUD-MIN-HENK-022611.jpg

Kunstkerstboom

Van digitaal naar analoog: tamelijk uitzonderlijk is ontbreken van spinrag, lege koffiebekertjes of boterhamzakjes op de technische laag. “Dat is een grondhouding”, zegt Henk. “De boel netjes houden. Hier zie je ook geen opslag van kunstkerstbomen naast ketels.” Hij wijst op een bordje ‘Rookmelder’, dat onder het plafond hangt. “Een tijd geleden hadden we een brandmelding. Achteraf vals alarm, maar we hebben een half uur naar de ‘boosdoener’ lopen zoeken. Het is hier immens groot. Om voortaan verlies van tijd te voorkomen, hebben we nu alle verstopte rookmelders met bordjes gemarkeerd.”

Op een volgende verdieping ligt de etage waar de ministers zelf kantoor houden. Vitrines met kunstwerken, sober maar stijlvol interieur. Henk wijst op de verlichting. Soms hapert of knapt een lamp. Aanvankelijk werkte Heijmans volgens een inefficiënt meld- en vervangingssysteem, een erfenis uit de realisatiefase. Dat is veranderd. “We huren nu een bedrijf in dat tweemaal per week een ronde langs alle ruimtes maakt en direct kapotte lampen vervangt. Dankzij die aanpak daalt het meldingspercentage, want gebruikers weten dat Heijmans het euvel op afzienbare termijn komt verhelpen. Minder meldingen betekent ook ‘verlichting’ van de Heijmans-helpdesk.”

RKP-H-ONDERHOUD-MIN-HENK-983048.jpg

Vuile was

De relatie met de opdrachtgever? Die is eigentijds en doet recht aan gedelegeerd life cycle management. “Vroeger gold bij het Rijksvastgoedbedrijf: ‘Wij zijn het hoofd; jullie de handen, ogen en oren.’ Dat is veranderd. In de loop van de tijd zijn wij ook het hoofd geworden. Dat vergt ook een andere houding van ons. Wat goed gaat, vindt het RVB niet interessant. Zij willen de vuile was kennen. Hun verzoek aan ons: niet wegmoffelen, maar laten zien. Van missers, tegenslagen of een verkeerde bestelling leren alle partijen. Zo perfectioneer je onderhoud en beheer.”

Omdat Heijmans het complex van haver tot gort kent, fungeert zij steeds vaker als eerste aanspreekpunt bij kwesties die buiten het contract vallen. “Zo staat bij de entree van de tuin een kunstwerk van beton. De maakster ervan doet zelf het reguliere onderhoud. Maar ze heeft wel elektra, water, afzetting, steiger en een werkvergunning nodig. Dat regelen wij. Andere zaken? Van vlaggenmasthouders aanbrengen tot onderzoek doen naar mogelijke huisstofmijt.”

Kabinet

Uitzicht op de 37ste verdieping. Westelijk van de Turfmarkt ligt het Binnenhof. Daar komt langzaamaan het nieuwe kabinet tot stand. Maar hoe de verdeling ook zal zijn: Heijmans voert graag het bewind over het ministerie van Onderhoud en Beheer. De geloofsbrieven liggen al klaar op de Turfmarkt.