Om je project binnen de afgesproken tijd en budget te realiseren, moet je vooral buiten het werk in goede banen leiden. En zo min mogelijk achter je beeldscherm zitten. Business consultant Casper Verstraten hielp zijn Heijmans-collega’s daar een handje bij met de Project Management Tool. Hoofduitvoerder Marco Pouwels en werkvoorbereider Bas Sanders zijn blij, vooral met de tijdwinst.
Zorgen dat alle materialen en spullen die zijn collega’s nodig hebben, op het juiste moment op het project aanwezig zijn: dat is de belangrijkste taak van Bas Sanders, werkvoorbereider voor het project A1 Apeldoorn-Azelo. Op het projectkantoor in Deventer zit Bas veel achter het beeldscherm. “Als werkvoorbereider bestel ik alles wat er ‘buiten’ nodig is; van straatstenen tot leidingwerk. Daarvoor loop je eigenlijk digitaal de leveranciers af, alle handelingen verricht je achter de laptop.”
"Selectie, bestellen, levering, controle en betaling loopt bij Heijmans via SAP, een systeem dat alle medewerkers gebruiken, zowel op de projecten als op de kantoren. Gebruiksvriendelijk is het niet, vindt Bas. “Schermen met voor je gevoel ontelbare tabbladen en velden die je door moet klikken, ook al heb je die niet nodig. Voor je een inkoopopdracht met veel bestelregels hebt gemaakt, ben je zo een uur verder. Iets doen in SAP is meer puzzelen dan werken.”
Fouten en faalkosten
Die bezwaren zijn niet nieuw voor zijn collega Casper Verstraten, als business consultant bezig met verbeteren, vernieuwen, implementeren en opleiden op het gebied van projectvoorbereiding en – uitvoering bij Heijmans. Na dertig dienstjaren weet Casper dat de praktijk van een bouwproject vraagt om een gebruiksvriendelijke en snelle applicatie. “Je wilt als uitvoerder snel en efficiënt je ‘bonnenadministratie’ verrichten en vervolgens in één oogopslag zien hoe je project er financieel voor staat.
En als werkvoorbereider is het belangrijk dat de juiste spullen en materialen op het juiste moment op de bouwplaats zijn. Bestellen wil je dan op een snelle en efficiënte wijze doen, zodat je voldoende tijd over hebt om je overige taken goed in te vullen”, licht Casper toe.
Spaans benauwd
Dan is het wel fijn als dat systeem lekker soepel werkt. “Ontoegankelijke software leidt tot fouten en frustratie”, weet Casper. “Je kunt niet vaak genoeg buiten op de bouwplaats zijn, zodat je het project goed aan kunt sturen, meerwerk kunt signaleren en faalkosten kunt voorkomen.” Dat SAP heel stabiel en betrouwbaar is, maar niet zo gebruiksvriendelijk, hoorden Casper en zijn collega’s ook uit de trainingen terug.
“Wij leerden collega’s met SAP te werken, maar na de implementatie dachten we: de grootste pijnpunten in het gebruik moeten we wegwerken, ze hebben hulp nodig. Er waren medewerkers bij die het Spaans benauwd kregen als ze hun bonnenadministratie moesten bijwerken of weer een reeks bestellingen moesten aanmaken. Het plezier in het werk stond onder druk. Vooral bij de meer senior collega’s zagen we problemen opdoemen.”
Moest je eerst in de kast met hangmappen duiken om een oude bon op te zoeken, nu zit alles in je laptop of tablet.
Van papier naar computer
“Ik kan nog goed meekomen hoor, maar gemakkelijk was het niet”, vult Marco Pouwels aan. Marco zwaait al twee jaar de scepter op de bouwplaats van Paleis het Loo, waar Heijmans een schat aan werktuigbouwkundige installaties aanlegt en vernieuwt. Als Heijmans-veteraan met 33 dienstjaren zag Marco de dikke stapels papier langzaam uit de keet verdwijnen.
“Vroeger tekende ik prestatiebonnen met de hand af, nu klik je een vinkje aan voor akkoord en klaar is kees. Moest je eerst in de kast met hangmappen duiken om een oude bon op te zoeken, nu zit alles in je laptop of tablet. Zeker met die nieuwe Project Management Tool is de administratie een stuk gemakkelijker.”
Voor collega’s als Marco en Bas, “degenen met de meeste pijn”, is de Project Management Tool gebouwd, vertelt Casper. “Ons plan was om een schil te maken bovenop SAP die wél snel en intuïtief werkt. Toen we het management hadden overtuigd, startten we met de uitvoerders. Door hen goed bij ons project te betrekken, kregen we snel helder wat zij nodig hadden."
Pilotgroep
"We ontwierpen als het ware een maatpak voor de uitvoering. Een groep van vijftien uitvoerders en projectleiders, vanuit alle bedrijfsstromen, dachten een half jaar lang mee over de applicatie. Wat moet er in zitten, wat vinden we belangrijk, welke keuzes maken we… En ook voor de versie die werkvoorbereiders zouden gebruiken, formeerden we een pilotgroep.”
Casper en zijn collega’s schakelden continu met de collega’s die met de tool zouden moeten werken, om input en commitment te krijgen en om ambassadeurs te creëren. “Belangrijk dat de collega’s op de projecten enthousiast raakten en zo anderen overtuigden het PMT ook te gebruiken. Dat is goed gelukt.”
Boodschappenlijstje
Net als in een webshop, is door gebruikers gemakkelijk door het aanbod van verschillende leveranciers te klikken, laten Bas en Casper zien. Prijzen en levertijden vergelijken tussen diverse aanbieders kan ook, wanneer het bestek dit toelaat, en met een paar muisklikken zijn de spullen besteld. Casper, enthousiast: “Hier zie je het boodschappenlijstje als de bestelling is geplaatst, je ziet wat er reeds binnen geboekt is, maar ook wat je nog op het project mag besteden. De gehele bestelontwikkeling staat digitaal tot je beschikking, overzichtelijk bij elkaar.”
Marco vindt de prijsinformatie vooral handig. “Het kiest gemakkelijker als je de nettoprijzen meteen voor je ziet. Word je prijsbewust van. Natuurlijk is er in het bestek veel voorgeschreven en afgesproken met de opdrachtgever, maar bij generieke materialen kun je zo echt besparen.”
Meer gemak
Ook voor Marco betekent het PMT veel tijdwinst. “Bestellingen binnenboeken gaat nu veel vlotter. Scheelt zeker de helft van de tijd. Omdat alle informatie op een plek te vinden is en je daardoor beter op de hoogte bent van hoe je project er voor staat. Ook voor onderaannemers is dat fijn: je ziet snel welke termijnen zijn afgesproken en het goedkeuren is gemakkelijk, zodat zij tijdig betaald krijgen.”
Marco vindt het heerlijk dat hij eigenlijk alleen nog zijn laptop nodig heeft, maar zijn jongere collega wil nog meer gemak: de mobiele telefoon. Bas: “Super toch als je bij de levering van een partij stenen de pakbon kan scannen met je mobiel en zo de kosten direct op je project boekt?” Casper lacht: “Kijken we naar! Even serieus: natuurlijk blijven we continu werken aan de PMT, omdat het werk steeds verandert en daarmee ook de vragen van collega’s. Dus we bekijken nieuwe wensen én hoe we die mogelijk kunnen maken.”
