Vijf vragen aan Silke Seuren

'Mijn tijd bij EMA'

Als trainee kwam Silke Seuren terecht op een van de meest ambitieuze projecten die Heijmans de afgelopen jaren aanpakte: samen met Dura Vermeer in 18 maanden de huisvesting voor het European Medicines Agency (EMA) aan de Amsterdamse Zuidas realiseren. “Ik heb heel veel geleerd in hele korte tijd.”

18 december 2019

Wat was je rol bij EMA?

“Over de laatste periode van mijn traineeship had ik extra goed nagedacht. Wat wilde ik na werkvoorbereiding, brandveiligheid, calculatie en tender management nog meer leren? Na veel gesprekken binnen Heijmans, kwam ik bij het project EMA terecht. Daar was ik bijna van begin tot eind bij: staartje van de tender en gunning tot alle stappen in het bouwproces.

Ik startte met inrichten van Relatics, een programma waarin je kunt aantonen dat we voldoen aan de eisen van de opdrachtgever. Sommige collega’s zien het opvoeren van informatie als een administratieve last, maar het is erg belangrijk om de kwaliteit van het project te borgen. Daar heb ik een aantal mensen van moeten overtuigen."

Snel daarna nam ik de communicatiekant van omgevingsmanagement op me. Ik ging over vrijwel alle bouwcommunicatie binnen en buiten, van omwonenden en onderaannemers tot opdrachtgever. Dat betekent veel ballen in de lucht houden, op de hoogte zijn van alles wat er gebeurt en gestructureerd werken."

“Als omgevingsmanager informeer je alle belanghebbenden rondom de bouwplaats over het bouwproces, handel je klachten af en zorg je er samen met de uitvoerders voor dat ze niet terugkeren, stel je een communicatieplan en -protocol op en stem je alles af met opdrachtgever en onderaannemer. De bouwplaatsmanagers gaven bij mij aan wanneer er werkzaamheden kwamen die invloed hadden op de omgeving, zodat ik een informatietraject kon opzetten. Als ik brieven voor de omgeving had geschreven, dan gaf ik die meestal zelf af bij de kantoren en omwonenden. Zo heb je meteen persoonlijk contact. Er werken niet alleen mensen op de Zuidas, zoals bij EY, er wónen ook zo’n achthonderd studenten.”

"Vervolgens nam ik risicomanagement erbij. Je kijkt samen met de kernteamleden naar waar op hun gebied risico’s kunnen voorkomen en stelt samen beheersmaatregelen op. Tenslotte organiseerde ik de oplevering, dat was echt heel bijzonder. De opzet van het programma, speech voor een van de sprekers, rondleiding voor de pers, etc. En alles met opdrachtgever en woordvoerders van Dura Vermeer en Heijmans afstemmen. Op de dag zelf mocht ik bij de contractondertekening aanwezig zijn, echt tof.”

Da's niet niks voor een trainee!

“Inderdaad. Het EMA is sowieso een ongelooflijk project, zowel qua tempo als qua schaal. Was je een week niet op de bouwplaats geweest, dan was er alweer zoveel veranderd. En zoveel mensen tegelijkertijd aan het werk, in de piek wel zes- tot zevenhonderd mensen. Dat je dat kan orkestreren en regisseren als bouwer is fantastisch om mee te maken.

Zo mooi dat ik daar mocht starten, de kans kreeg te groeien en dingen op te pakken die ik graag wilde leren. Ik kreeg alle vertrouwen en voelde me een volwaardig teamlid. Het omgevingsmanagement deed ik op een gegeven moment helemaal zelf. Het risicomanagement eerst samen met de risicomanager, maar daarna nam ik een gedeelte zelf over."

Silke Seuren EMA groene wand 2.jpg

Silke Seuren in het kantoor voor het European Medicines Agency in Amsterdam.

"Ik heb inhoudelijk veel geleerd, maar vooral over hoe je je werk aan kunt pakken en hoe je met verschillende mensen omgaat. Op zo’n project moet je vanaf dag één goed met elkaar samenwerken, er was weinig tijd om aan elkaar te wennen. Wat dat betreft was het wel fijn dat we met z’n allen in één keet zaten. Je liep zo naar mensen toe, als er wat speelde hoorde je dat meteen.

Het helpt om mensen persoonlijk te benaderen, heb ik gemerkt. Gooi niet alles op de mail, loop even langs en kijk of het de persoon in kwestie wel uitkomt. Want iedereen was enorm druk. Ook leerde ik dat je je niet alles persoonlijk moet aantrekken. In vervelende situaties gaat de kritiek meestal over de inhoud, niet over jou. Ik leerde rustig te blijven en door te vragen. En ik ben heel goed begeleid.”

Wie hielp je daarbij?

“Ed de Vries, procesmanager op dit project, was mijn coach. Elke maand voerden we een begeleidingsgesprek, waarbij hij hele praktische tips gaf. ‘In deze situatie kun je deze aanpak eens uitproberen’ bijvoorbeeld. Met vragen kon ik altijd bij hem terecht. Signaleerde ik zaken, dan legde ik die bij hem neer. Zo’n goede begeleider is echt super. Iemand met praktijkervaring, mensenkennis en vaardigheden om dit over te dragen.

Projectdirecteur Frans Rombouts zat in een kamer tegenover ons, ook bij hem kon ik zo binnen lopen. Alle publicaties en bijzondere verzoeken die ik kreeg, stemde ik met hem af. Bovendien mocht ik bij diverse vergaderingen aanhaken, zodat ik kon horen wat er op andere aandachtsgebieden dan de mijne speelde. Mooi dat dit kon op zo’n druk project. Als het een keer even minder ging, had ik veel aan Ed en aan collega Lisa die altijd naast me zat.”

Wat ging er minder?

“Mijn ene oma overleed begin dit jaar, de andere net voor de oplevering van EMA in november. Privé en werk moeten in balans zijn en dat was toen even niet het geval. Dan is het fijn dat collega’s er voor je zijn en tijdelijk wat werk van je over kunnen nemen. Het is erg belangrijk om je grenzen te bewaken, ik was een beetje ‘overstroomd’.

Gelukkig kon ik het bespreekbaar maken, omdat er een veilige en vertrouwde omgeving was gecreëerd waarin je dit soort dingen kon zeggen. Ook de laatste weken voor de oplevering kwam er veel op me af. De werkdruk had een enorme piek bereikt: het was elke dag laat. Nu het is opgeleverd kan ik met trots terugkijken naar dit fantastische resultaat dat we, samen met de opdrachtgever, hebben neergezet!”

Silke Seuren EMA groene wand .jpg

Is er nog leven na EMA?

“Langzaamaan wel ja. Ben nu nog bezig met het opruimen van mijn werkplek in de keet. Nu ben ik procescoördinator, straks wil ik doorgroeien naar procesleider en uiteindelijk tot procesmanager. Dat is mijn ambitie. Omdat ik sociaal, resultaatgericht en gestructureerd ben, merk ik dat met mensen werken en organiseren goed bij mij past. Met anderen processen afstemmen en zorgen dat zij aan de slag kunnen en blijven, vind ik ook erg leuk."

Exterieur en interieur van het EMA.

Ik zou iedereen willen aanraden om een traineeship bij Heijmans te volgen. Je komt op veel verschillende plekken terecht en als je goed weet waar je jezelf in wilt ontwikkelen, krijg je daar alle kansen toe en ondersteuning voor. Zo volgde ik een training over effectief communiceren, projectmanagement en UAV-gc en pak ik straks ‘Beginnen met leidinggeven’ op. Want ik leer veel in de praktijk, maar krijg ook graag handvaten. Mooi dat ik bij Heijmans zo mijn eigen pad kan volgen.”

Foto's EMA: Rob Acket
Foto's Silke: Boris Schouten