Vijf vragen aan Ray Klumpert

Onderhoudsregie in eigen hand

De campus van de Universiteit Twente (UT) beslaat 156 hectare met 69 gebouwen met een totale vloeroppervlakte van 200.000 m². Heijmans voert tot 2023 het elektrotechnisch onderhoud en beheer uit. Ray Klumpert, manager Onderhoud en Beheer Vastgoed, is nu zeven jaar verantwoordelijk voor de uitbesteding van het onderhoud en beheer. Zijn belangrijkste lessen op een rij.

12 februari 2015

Zeven jaar ervaringen in uitbesteden van onderhoud en beheer. Wat zijn jouw belangrijkste lessen?

Toen het Facilitair bedrijf in 2000 de onderhouds- en beheertaken ging uitbesteden begonnen we met contracten gebaseerd op preventief onderhoud. Er kwamen alleen elk jaar meer storingen. De contractvorm maakte het voor de aannemer aantrekkelijker om storingen op te lossen dan te voorkomen. De belangen van de aannemer en de universiteit waren niet gelijkgeschakeld. Bij een nieuw contract in 2009 hebben we dat juist als uitgangspunt genomen. Nu kunnen wij meer regie op afstand voeren. De bonus voor de aannemer zit tegenwoordig in zo min mogelijk storingen. Om dat te bereiken is goed preventief onderhoud nodig.

Je ziet het ook met het Nationaal Militair Museum. Daar is door Defensie en Heijmans geborgd wat onderhoud en beheer vereist. Daardoor hebben alle partijen dezelfde 'drives'. Vanuit onderhoud en beheer maak je bij het ontwerp en de realisatie andere afwegingen. Ik ben ook een tegenstander van Design & Build opgaven. Als je dat bij een aannemer neerlegt neem je de Total Cost of Ownership niet mee. Gebruik dan een traditioneel bestek waarin je alles al voorschrijft wanneer je als opdrachtgever zelf al weet wat je voor de levensduur van het gebouw nodig hebt.

Heijmans-UniversiteitTwente-2000-14.jpg

De campus van de Universiteit Twente beslaat 156 hectare met daarop 69 gebouwen.

Hoe stuurt UT tegenwoordig onderhoud en beheer aan?

Als opdrachtgever moet je goed weten wat wel en niet kan. En het hangt er van af hoe groot je bent en hoe je bent georganiseerd. Ben je beheerder van een enkel groot schoolgebouw, dan is het logisch om veel bij een aannemer neer te leggen. Die expertise is dan te duur om in eigen huis te hebben. Maar gaat het, zoals bij ons om een complex terrein met veel verschillende gebruikers, dan is het risico te groot dat je kennis verliest als je alles uitbesteedt en dus niet goed aan kan sturen. Vanuit onderzoeksafdelingen zijn er regelmatig verzoeken om voorzieningen te modificeren. Dat bespreken we zelf met de gebruikers. We betrekken hen actief, want hun gedrag bepaalt hoe met voorzieningen om wordt gegaan.

Heijmans-UniversiteitTwente-2000-7.jpg

UT heeft verschillende b&o partners. Waarom kiezen jullie niet voor een integrale uitbesteding bij één partij?

Voorheen hadden we een partij voor E en W, Electrotechniek en Werktuigbouwkunde, maar dat gaf ruis. Beide hebben wel met elkaar te maken, maar de verschillende wensen kwamen bij één persoon die het dan vervolgens weer moest vertalen. Dan is het beter en scheelt het weer een schakel wanneer wij zelf die afstemming tussen E en W al regelen. Beide percelen hebben we daarom apart aanbesteed. Op basis van een NEN-norm voor de condities van onze gebouwen sturen we het onderhoud en beheer aan, waardoor we beter kunnen sturen op kwaliteit.

Ons vastgoed, de infrastructuur en gebouwen, hebben we in verschillende gewenste condities ingedeeld. Een is nieuwbouw, zes is slopen. We zetten in op categorie een tot drie en alles daaronder passen we aan. Belangrijke gebouwen, zoals onze datacenters en clean room houden we in categorie een en twee. Heijmans heeft daarvoor op eigen initiatief risicogestuurd denken ingebracht. Eventuele storingen in een datacenter zijn een calamiteit en de risico’s daarvan zijn nog beter in beeld gebracht en beheersbaar gemaakt, wat we bij preventief onderhoud nog niet hadden. Dat is een waardevolle verdieping van ons preventieve onderhoud.

Wat vraagt jullie werkwijze van partners?

Vanuit onderhoud en beheer gezien is onderwijs lastig: het vraagt om stilte en rust. En onderwijs wordt meer en meer volcontinu. Vroeger had je duidelijke tentamen- en vakantieperiodes, dan kon je daarin je onderhoudswerk uitvoeren. Gebouwen, zoals ons cultuurcluster en de bibliotheek, zijn langer open. Je moet heel goed plannen hoe je daar je onderhoud in past. Dat vraagt flexibele partners die meedenken over de beste momenten om onderhoud te plegen, en dat doet Heijmans uitstekend.

Heijmans-UniversiteitTwente-2000-3.jpg

In onze contracten hebben we geen malus meer. Dat werkt namelijk niet echt goed. Gaat het in de markt slecht, dan gaat het bij de aannemer ook minder en dan loopt het op het werk ook slechter. Dan geven boetes geen mogelijkheid tot verbetering. We hechten er meer aan dat je op basis van de relatie tot verbetering komt. We hebben wel gele en rode kaarten, maar we hebben ze nog nooit hoeven trekken.

Uiteindelijk wil ik dat iedereen hier fluitend naar de campus komt. We zorgen dat het leuk werken is hier. Tussen de verschillende partners zie je het dan ook groeien. Er staat een boerderijtje op de campus waar alle contractpartners zitten. Dan zie je dat ze elkaar ook vinden en afstemmen. 

Heijmans-UniversiteitTwente-2000-4.jpg

Wat is jullie volgende stap in onderhoud en beheer?

De campus komt meer en meer ten dienste van onderzoek en onderwijs te staan. Studenten van bouwmanagement kunnen BIM op de campus zelf toepassen, waarmee wij ook weer beter inzicht krijgen in de beste manier om onderhoud te plegen. Voor andere onderzoeks- en innovatietrajecten bieden we de faciliteiten en infrastructuur aan, zoals voor de deflector. Dat is een betonnen band met gaten van verschillende dieptes die je langs de weg kan leggen, waarmee je geluid absorbeert. En we kijken ook hoe we de glowing lines hier misschien een plek kunnen geven.