Vijf vragen aan Francois Moelands

Alles op de rit

Wat hebben het WK-hockey, de Nijmeegse Vierdaagse en de Tour de France met elkaar gemeen? Juist, Heijmans. Al jaren richt Heijmans zich namelijk op de coördinatie van grote en kleine evenementen. Met de voorbereidingen voor de Tour de France in volle gang, geeft François Moelands, bedrijfsleider, een kijkje achter de schermen.

1 juli 2015

De organisatie van een Tour-etappe, klinkt als een stevige klus. Wat komt er allemaal bij kijken?

Een flinke kluif inderdaad, maar we zijn inmiddels wel wat gewend. Om een beeld te geven: ruim 300 medewerkers, 700 borden en tientallen kilometers dranghekken zorgen er mede voor dat de Tourkaravaan veilig het parcours kan afleggen. Dit is een ‘werkvak’ dat moet worden afgezet van totaal 166 kilometer!

Zo’n klus begint altijd met een goede kick-off met de opdrachtgever. Dan polsen we zijn behoeften, zorgen en dilemma’s. De organisatie van Arrivée Zélande 2015 had één nadrukkelijke wens: zaken als crowd-management, veiligheid en parkeergelegenheid neerleggen bij één partij om het evenement zo makkelijker te kunnen managen. Tijdens de planfase halen we zo soms dubbelingen uit hun vragen en zoeken we naar de meest efficiënte oplossingen voor alle betrokken partijen.

Routekaartje-cropped.jpg

De tweede etappe van de Tour de France: in 166 kilometer van Utrecht naar Zeeland.

Rondom de 2e etappe van de Tour de France zit bijvoorbeeld een dusdanig strak tijdsschema dat wij gekozen hebben om minder gebruik te maken van het onderliggende wegennet. Een concreet voorbeeld bij de Tour-etappe is het inhuren van studenten, die we op verschillende plaatsen op de route plaatsen, centraal gecoördineerd en aangestuurd, om de afzettingen zo snel mogelijk te kunnen realiseren en niet afhankelijk te zijn van de bereikbaarheid. Want dat het druk zal worden langs de route weten we zeker.

Maar ook na de Tour wacht ons een stevige klus; binnen 4 uur na de finish dient de openbare weg op de stormvloedkering weer geheel vrij te zijn voor verkeer. In een lijvig draaiboek staat daarom per uur aangegeven wie wat waar moet uitvoeren. En weer weg moet zijn. 

Het is dus veel meer dan alleen maar hekken plaatsen?

Absoluut. Onze specialiteit ligt in het oplossen van de wensen, zorgen, dilemma’s en vraagstukken van de klant. Binnen Heijmans kunnen we de integrale vraagstukken uitstekend invullen. We kunnen alle vraagstukken aan. Indien nodig haken we partners aan, bijvoorbeeld op het gebied van hulpdiensten. Eigenlijk is het organiseren van een evenement niet veel anders dan een bouwproject, met als voornaamste verschil dat we in een korte tijd op- en weer moeten afbouwen op locaties die meestal niet zijn ingericht als evenementenlocatie.

20150629_heijmans_fmoerlands_tour_R9B2673.jpg

Francois Moelands: "Evenementen vergeten soms dat voor bezoekers een dagje uit begint wanneer ze thuis de deur achter zich dichttrekken. Ook de weg naar het evenement toe draagt bij aan de mate van succes."

Wat wordt nog wel eens door een opdrachtgever vergeten of onderschat?

Wij richten ons met name op grote evenementen die gratis toegankelijk zijn voor publiek en grote sportevenementen. Er wordt vaak vergeten dat je verder moeten kijken dan het evenement zelf. Bijvoorbeeld naar de mobiliteitsvraagstukken. Bezoekers komen met de auto, fiets of openbaar vervoer en hun dagje uit begint als ze thuis de deur achter zich dichttrekken. Ook de weg naar het evenement toe draagt bij aan de mate van succes. 

Wat is het verschil tussen het organiseren van een Tour-etappe en een ander groot evenement?

Je hebt statische en mobiele evenementen die zich verplaatsen (bijvoorbeeld een huldiging van PSV). Dat brengt de nodige verschillen met zich mee, denk maar eens aan de afzettingen en wanneer deze weer vrijgegeven worden. Dat vergt inlevingsvermogen, strakke communicatie en planning. Omleidingsroutes en afsluitingen van op- en afritten tijdens de 2e etappe van de Tour de France moeten bijvoorbeeld al drie uur vooraf in gang gezet worden om zo de afzettingen langs het parcours op tijd klaar te hebben. Daarnaast kan er altijd iets mis gaan, waardoor er snel gehandeld moet worden, die risico’s moeten van te voren worden ingeschat.

Tijdens de Tour-etappe houden we vanuit ons commandocentrum in Utrecht alles in real-time nauwlettend in de gaten

Tijdens de Tour-etappe houden we vanuit ons commandocentrum samen met de organisatie vanuit Utrecht alles nauwlettend in de gaten en kunnen we snel optreden bij een onverwachte situatie. Hiervoor zijn al onze auto’s en motoren uitgerust met een GPS tracker zodat we vanuit het commandocentrum real-time kunnen zien waar iedereen zich bevindt. Zo kunnen we bij vertraging van de reclamekaravaan of renners die sneller rijden, aanrijroutes die blokkeren of andere onverwachte situaties direct zien waar we in moeten grijpen of bijsturen. Dat vergt een andere organisatie dan bij een evenement op één locatie. Bij kleinere evenementen, zoals muziekfestivals, nemen we vaak het mobiliteitsvraagstuk op ons. Deze organisatoren houden graag alles op het terrein in eigen beheer. 

Welk evenement staat er nog op jouw verlanglijstje?

Nou een groots sportevenement zoals de Europese Spelen of NK Wielrennen zou heel mooi zijn. De NSS top, in maart 2014, was er ook eentje om nooit te vergeten; complexe projecten met stevige uitdagingen en tijdsdruk waar we als Heijmans onze integrale samenwerking kunnen tonen. Voor nu kijken we alvast uit naar de 100e editie van de Nijmeegse Vierdaagse, nog altijd het grootste sportevenement van Nederland met 46.000 deelnemers en 1,5 miljoen bezoekers.

Maar nog meer dan een specifiek evenement willen we allereerst samen met andere partijen werken aan centrale regelgeving voor evenementen. We willen allemaal veilige evenementen zonder incidenten die voorkomen hadden kunnen worden zoals bijvoorbeeld met de monstertruck in Haaksbergen. Regelgeving wordt vanuit gemeentes apart bepaald, waardoor er grote verschillen tussen gemeentes kunnen zijn. Op dit moment schrijft het GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie) een advies, de gemeente bepaalt of zij daarin meegaan of niet. Het wordt hoog tijd dat de regelgeving omtrent veiligheid op evenementen landelijk en uniform geregeld is. Zowel voor de organisatoren, bezoekers als mijn collega’s.