Hoe staat het met... pilot BeSense bij Aegon

Tel uit je winst

Aegon wil de exploitatie van het hoofdkantoor in Den Haag efficiënter maken en tegelijkertijd de tevredenheid van de eindgebruiker verhogen. Heijmans kan met het sensorenconcept BeSense een oplossing leveren. Samen voeren ze een pilot uit. Theo van Rijn, manager vastgoed facilitair bedrijf van Aegon en Thomas Thunnissen, projectleider bij Heijmans bespreken de kansen.

26 juli 2016

Buiten is het 34 graden, de voorlopig warmste dag van het jaar. Binnen in het Aegon hoofdkantoor in Den Haag is het koel en rustig en hangt er een vleugje vakantiegevoel. Mensen zitten in luchtige kledij op het terras van de espressobar in het atrium. Even overleggen, even een document lezen, even mail checken. Iets verderop zit de afdeling Facilitair Bedrijf. Hier zijn maar vijf van de twaalf werkplekken die meedoen aan de BeSense-pilot bezet. Theo gaat soepel door de knieën en wijst onder het bureau naar een soort oog. “Kijk, de sensor van BeSense. Als de pilot is afgerond, willen we het systeem stap voor stap in het hele gebouw gaan toepassen.”

20160720_heijmans_aegon_1624.jpg

De pilot bij Aegon omvat zestien sensoren op twaalf werkplekken, twee vergaderruimtes en twee toiletunits.

Alle data verzamelen

BeSense is de voortzetting van het project ‘sensor based cleaning’, een initiatief van Heijmans, CSU en Ericsson uit 2014. Toen lag de focus vooral op schoonmaak. Nu is de inzet breder. BeSense verzamelt met behulp van sensoren anonieme data over ruimtegebruik, bezetting en benutting van een gebouw. Vervolgens kan die data ingezet worden om in eerste instantie bijvoorbeeld de schoonmaak te optimaliseren. Uiteindelijk zal BeSense kunnen uitgroeien tot een groter systeem dat informatie uit meerdere facilitaire diensten kan koppelen.

20160720_heijmans_aegon_1648.jpg

Thomas Thunnissen (links) en Theo van Rijn op de werkvloer van het Aegon kantoor in Den Haag.

Thomas: “BeSense is ontstaan, omdat we ons als Heijmans veel meer willen focussen op de gezondheid, het welzijn en de productiviteit van de eindgebruikers. Dat zit allemaal in BeSense. We gingen over de mogelijkheden praten met Ericsson om de technische haalbaarheid te onderzoeken. Samen ontdekten we dat schoonmaakbedrijf CSU ook interesse had. Zij waren op zoek naar informatie om de kwaliteit van de schoonmaak naar een nog hoger niveau te krijgen. Nadat we dankzij de sensoren van Clickey een eerste versie van BeSense hadden ontwikkeld, zochten we een partij waar we een pilot konden draaien. We keken bewust naar een bedrijf of organisatie waar Heijmans én CSU een relatie mee hadden. Dat was Aegon. Theo was meteen enthousiast.”

Overbodig maken

Theo: “We waren juist bezig het facilitair bedrijf van Aegon te veranderen in een regiehoudende organisatie. Dat betekent dat we toeleveranciers stimuleren meer samen te werken om zo de service aan Aegon te optimaliseren. Voor een groot aantal taken willen we onszelf overbodig maken. Dat kan alleen als je goede partners hebt en over goede informatie beschikt. Tel daarbij op dat innovaties mijn grote interesse hebben en dan is het duidelijk waarom we meedoen met deze pilot.”

Monitoring flexplekken

In het Aegongebouw zijn alleen flexplekken. Als je weet dat één werkplek op jaarbasis zo’n € 10.000 kost, is informatie over de bezettingsgraad bijzonder nuttig. Aegon liet in het verleden tellers door het gebouw lopen. “Behoorlijk duur”, zegt Theo, “en alleen een momentopname. Sensoren zijn efficiënter, die werken altijd door. Voor de pilot zijn verder in twee toiletblokken telsensoren aangebracht. Schoonmaak is immers ook een flinke kostenpost. Als dat efficiënter kan, kunnen we met dezelfde hoeveelheid schoonmaakuren de kwaliteit van het werk verhogen.”

20160720_heijmans_aegon_1704.jpg

Theo: “Dankzij BeSense kunnen we in de toekomst zaken zoals schoonmaak efficiënter organiseren en de kwaliteit verhogen."

“Medewerkers werken steeds vaker thuis, onderweg of in een verzamelgebouw. Dit kantoor verandert daardoor ook steeds meer in een ontmoetingsplek. We spelen daar op in door meer ontmoetings- en overlegruimtes in te richten. Mensen maken een reservering, maar als een overleg niet doorgaat, vergeten ze de reservering te cancellen. Ruimtes staan dan ook regelmatig leeg. Met BeSense monitoren we dat nu.”

Tabellen en grafieken

Thomas: “BeSense is geen nieuw idee, maar de uitvoering, de samenwerking in de hele keten, is wel vernieuwend. CSU en Heijmans brengen praktijkervaring in. Dankzij Ericsson hebben we een solide, veilig datamanagement platform en Clickey levert de allernieuwste, energiezuinige sensoren, die genoeg hebben aan een batterijtje, via een whitelabel Lora-netwerk communiceren en hiermee het wifi-netwerk van een organisatie dus niet belasten."

20160720_heijmans_aegon_1658.jpg

Thomas: "BeSense is geen nieuw idee, maar de uitvoering, de samenwerking in de hele keten, is wel vernieuwend."

"We richten ons als dienstverlener meer en meer op de tevredenheid van de eindgebruiker", vervolgt Thomas. "Mede daarom hebben we voor deze pilot in een vergaderzaal ook een multisensor aangebracht. Die meet niet alleen de bewegingen, maar ook temperatuur, luchtvochtigheid, lichtintensiteit en CO2. Als bijvoorbeeld het CO2-gehalte te hoog is, wat een negatief effect heeft op de concentratie, kan BeSense in de toekomst een waarschuwing geven. Dat is het moment om de deur even open te zetten en een kopje koffie te gaan drinken.”

Data wordt kennis

Half juni 2016 is de pilot gestart. Het levert veel data op, maar die moet nog wel geanalyseerd worden. Wat betekent al die informatie nou? Ericsson gaat de informatie verzamelen, analyseren, beveiligen en beschikbaar stellen aan applicatie ontwerpers. Zij kunnen deze informatie omzetten in tabellen en grafieken, in een presentatie waar de gebruiker daadwerkelijk iets aan heeft. “Dat is meteen ook het belangrijkste doel van deze pilot”, zegt Thomas. “Big data omzetten in praktische informatie die voor 80 tot 90 procent aansluit bij de behoeftes van Aegon. Overigens is het work in progress, een definitieve oplossing is er nog niet, daar blijven we aan werken.”

Theo: “In de toekomst wil ik de data onder meer gebruiken om het hier nog energie- en milieuvriendelijker te maken. Het is nu vakantietijd, toch draaien alle gebouweninstallaties volop. Dat moet anders kunnen. Met behulp van BeSense de exploitatie efficiënter en duurzamer maken met oog voor het milieu. Daar gaat het mij om.”