Hoe staat het met... onderhoud TU Eindhoven

Ondernemende samenwerking

Heijmans onderhoudt vijf jaar lang alle panden van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e), in een zogenaamde ‘ondernemende samenwerking’ met andere bedrijven. Inmiddels zit het eerste jaar erop, heeft het team de harten van professoren en studenten al gewonnen? Frank van Gameren en Petra Swinkels vertellen. 

25 juli 2017

“Verantwoordelijk zijn voor bouwkundig onderhoud betekent niet alleen zorgen dat het vastgoed in goede staat blijft, maar het ook verbeteren”, vertelt contractmanager Petra Swinkels. “Daar hoort dus advies bij over jaarplanningen, NEN-normen, processen en hoe bepaalde zaken slimmer of duurzamer zijn aan te pakken. Bij drie gebouwen hebben we de volledige vrijheid daarin, binnen gemaakte afspraken over kwaliteitseisen uiteraard. Ook kan de TU/e bij ons terecht met kleine vragen, zoals het ophangen van een whiteboard of een deur verplaatsen."

20170706_heijmans_tueindhoven_r9b7258.jpg

Servicemonteur Daan Jansen aan het werk in de bibliotheek van de TU/e.

Ambassadeurs op de werkvloer

Grote en kleine klussen dus, als manusje van alles? “Die zitten wel in ons team ja”, lacht Petra. “Onze ambassadeurs op de werkvloer”, noemt accountmanager Frank van Gameren het vaste team van uitvoerder, werkvoorbereiders en monteurs in Eindhoven. Waar ze hun collega’s op hebben uitgezocht?

“Op veelzijdigheid, maar ook op people skills”, aldus Petra. “Je komt bij een universiteit immers met verschillende mensen in aanraking, van een professor tot iemand van de technische dienst. Je moet in Jip- en Janneketaal uitleggen wat je gaat doen. Nauwkeurig zijn, want voor je ergens aan de slag kan moet je je bijvoorbeeld aanmelden of de juiste procedure hebben doorgenomen. En alles in één keer afmaken is een must, niet nog eens terug hoeven komen. Kortom: geen hekel hebben aan regels, kennis van het contract hebben en begrijpen hoe zo’n langdurige samenwerking vlekkeloos verloopt.”

20170706_heijmans_tueindhoven_r9b7152.jpg

Frank en Petra wijzen erop dat beheer en onderhoud maatwerk is, het constant zoeken is naar verfijning.

Even doorvragen

De TU/e was bijzonder gecharmeerd van de manier waarop Heijmans de ‘kleine vragen’ aanpakt. Petra: “Als bouwer heb je de neiging meteen op de inhoud in te gaan. Wij maken niet meteen de gereedschapskist open, maar vragen eerst even goed door: wat is precies de wens? Op zoek naar de vraag achter de vraag. We noemen dit een interpretatiecheck.”
Daar is het team in Eindhoven inmiddels behoorlijk goed in geworden. De vragen komen uit allerlei verschillende afdelingen binnen de TU/e. En de cultuur en het taalgebruik van een faculteit Informatietechnologie zijn weer anders dan die bij Werktuigbouwkunde.

“De lijnen binnen de TU/e zijn best ingewikkeld, het duurt even voor je weet wie waarvoor verantwoordelijk is. Veel afstemmen is dus het devies. Wij praten de hele dag door”, lacht Petra. Frank vergelijkt het kantoortje van het Heijmansteam in het Traversegebouw daarom met een bijenkorf.

Leren dansen

Daar vliegen dan ook de medewerkers van partners zoals Strukton, Unica en Honeywell in en uit, de samenwerkingspartners van Heijmans in Eindhoven. De TU/e gunde meerdere partijen met verschillende disciplines het onderhoudswerk aan de 121 hectare grote campus en vraagt hen om ondernemend samen te werken. Wat betekent dat? Petra: “Met opdrachtgevers en nevenaannemers de klant ontzorgen. Samen processen verbeteren, gedeelde belangen ontwikkelen, slimmer en efficiënter werken. Zo krijgt de klant een zo optimaal mogelijk beheer van zijn vastgoed.”

20170706_heijmans_tueindhoven_dsc6988.jpg

Dat is de officiële lezing, maar hoe werkt dat nou echt tussen al die partijen? Frank: “Leren dansen zonder elkaar op de tenen te trappen. De eerste stappen gaan vaak fout, gaandeweg gaat het beter.” Die eerste stappen zijn bijvoorbeeld systemen die op elkaar moeten worden afgestemd. Maar ook wie de lead neemt in een opdracht. “Daarvoor heb je veel vertrouwen nodig in elkaar”, vindt Petra.

“Als je een planning moet nakomen verwacht je van de samenwerkingspartners dezelfde instelling, dus goede afspraken maken is een must. Eigenlijk moet je je nevenaannemers in collega’s veranderen. Het zou niet moeten uitmaken welke naam op de werkkleding staat.”

Tactisch en strategisch partner

Frank en Petra wijzen erop dat beheer en onderhoud maatwerk is, het constant zoeken is naar verfijning. “Elke keer weer nadenken over hoe we slimmer en efficiënter te werk kunnen gaan”, aldus Frank. “Door bij vervangingsopgaven te adviseren waar het duurzamer of innovatiever kan bijvoorbeeld, maar ook door processen rondom administratie en financiën te stroomlijnen, bewijst Heijmans zijn meerwaarde. Wij zijn de specialisten en kennisdragers, dat moeten we constant laten zien.”

Heijmans TUe Services fotograaf Marc Blommaert team.jpg

Het team van Heijmans op de TU/E: Hans Crooijmans, Frank van Gameren, Petra Swinkels en Jorg Noordman.

Het resultaatgericht onderhoud voor de drie gebouwen, MetaForum, Ceres en Flux, stelt Heijmans in staat een gelijkwaardige partner te zijn voor de opdrachtgever. Kwaliteitseisen op het gebied van wetgeving, veiligheid en functionaliteit zijn samen afgesproken en hoe Heijmans die eisen invult is vrij. Daardoor stimuleert de TU/e vernieuwing en verbetering. "En voor ons interessant omdat je meedenkt op tactisch en strategisch niveau, veel kansrijker dan alleen operationeel partner zijn”, aldus Frank.

Petra benadrukt dat een professionele opdrachtgever hierbij onmisbaar is. “De TU/e vraagt om ondernemend samenwerken, maar doet daar zelf ook echt aan mee. Ze doen moeite om het voor alle partijen te laten werken, het een win-winsituatie te laten zijn. Zo is er wederzijds vertrouwen ontstaan en kunnen we excelleren.”