Hoe staat het met... onderhoud & advies GGz Breburg

Hoe ontzorg je een zorgaanbieder?

Om het integrale onderhoud aan 178 panden voor een zorginstelling als GGz Breburg in goede banen te leiden, moet je meer in huis hebben dan alleen uitstekende technische skills. Daarom werken Heijmans en de psychiatrische instelling óók op organisatorisch vlak samen. Marten Jorritsma, manager vastgoed van GGz Breburg en Heijmans’ accountmanager Buddy Salfischberger vertellen erover.

11 augustus 2016

Sinds begin 2014 werkt Heijmans voor GGz Breburg en doet zowel preventief onderhoud als storingsopvolging. De instelling behandelt en begeleidt cliënten met psychiatrische problemen. In zo’n omgeving is herkenbaarheid van de onderhoudsmensen en een werkwijze die rekening houdt met persoonlijke veiligheid belangrijk. Dat vereist ervaring in de zorg. Ook voor advies over allerlei bouwkundige zaken doet GGz Breburg meer en meer beroep op de expertise van hun partner.

Loket

Op de vestiging Jan Wierhof in Tilburg zijn verbouwingen aan de gang. We zitten aan de koffie in een bouwkeet en Marten vertelt waar het voor hem in de samenwerking om draait: “Wij willen ons zoveel mogelijk kunnen focussen op zorg, niet op onderhoud of verbouwingsprojecten. Daarom vragen we, naast het verhelpen van storingen, ook advies aan Heijmans. We zijn bijvoorbeeld op dit moment bezig met een nieuwe dakbedekking op een aantal gebouwen. Die klus wordt door iemand anders uitgevoerd omdat dit gecombineerd wordt met een lopende verbouwing. In dit geval vragen we Heijmans om erop toe te zien dat het werk op de goede manier gebeurt, met dezelfde blik en aanpak als alle andere onderhoudsprojecten.”

20160719_heijmans_ggzbreburg1595-(1).jpg

De vestiging aan de Jan Wierhof in Tilburg is een van de vele locaties van GGz Breburg in de regio.

De rol van adviseur is niet direct vanzelfsprekend als je gevraagd bent voor integraal onderhoud. Buddy: “Wij zijn vooral gewend om te reageren als er iets is, bij een melding van een storing of als er reparaties nodig zijn. Adviseren vraagt om een actievere houding. Wat is er nodig voor de preventie van een bepaald probleem, wat kan onderhoud of terugkerende storingen verminderen? We zijn een soort loket voor GGz Breburg voor alle advies op het gebied van onderhoud en bouw. Ook het werk dat onderaannemers uitvoeren, moet aan onze kwaliteitseisen en dezelfde garanties voldoen. De behandeling van cliënten kan alleen optimaal gebeuren als wij zorgen voor zo min mogelijk geluidsoverlast en afleiding.”

20160719_heijmans_ggzbreburg1456-(1).jpg

Buddy (links) en Marten houden overzicht op de werkzaamheden op het dak. Buddy: "Heijmans is voor GGz Breburg een soort loket voor alle advies op het gebied van onderhoud en bouw."

De rol van adviseur

Een afspraak in de samenwerking was dat Heijmans onderhoudspersoneel zou overnemen, zodat de zorgaanbieder zich meer op zijn kerntaken kon richten. Dat is ook gebeurd en zestien mensen van de technische dienst verhuisden naar Heijmans. Buddy: “Het overnemen van onderhoudspersoneel lijkt best voor de hand liggend. Het zit in ons systeem om technische kennis door training op peil te houden. Als je de opdrachtgever echt wil ontzorgen, dan past deze actie in het plaatje. Maar je moet vooraf wel goed bedenken of je al dat personeel ook kunt blijven inzetten. Dat was bijvoorbeeld voor de schilders niet het geval. De rol van adviseur betekent dat je niet altijd je eigen mensen inzet voor de uitvoering. De schilders hebben we weer ergens anders ondergebracht. Idealiter voorkom je zo’n dubbele verhuizing. Hier hebben we van geleerd.”

Marten vult aan: “De bedoeling van goed advies en een planmatige aanpak is dat het ons op den duur geld bespaart. Enerzijds door het soort advies dat problemen voorkomt en anderzijds door een passend advies voor de feitelijke uitvoering. Een uitgebreide analyse van het probleem – waarom komt die lekkage altijd terug, wat veroorzaakt die storingen? – is voor ons vaak nog belangrijker dan een offerte.” Buddy: “Heijmans heeft nu eigenlijk drie rollen. Ten eerste het oplossen van problemen (storingsopvolging) en meerjarenonderhoud, ten tweede het beoordelen en advies geven en ten derde de begeleiding van de uitvoering, al dan niet door ons.”

Planmatige aanpak

De afgelopen twee en een half jaar is hard gewerkt aan een planmatige aanpak van al het onderhoud. Zodat de neuzen van de facilitair medewerkers op de verschillende vestigingen dezelfde richting op wijzen. In het halfjaarlijkse overleg komen verbeterpunten aan de orde. 

img_7041.jpg

Eén aandachtspunt was bijvoorbeeld de administratieve afhandeling van storingen in een meldingssysteem. Dit werd eerst gedaan door Heijmans en niet door de facilitair medewerker, waardoor de medewerker geen goed overzicht had. Na evaluatie in het overleg handelt GGz Breburg dit nu zelf af. Marten: “De facilitair medewerkers op de vestigingen hebben vaak hun eigen prioriteiten en visie. Van elkaar leren en een plan opstellen, voorkomt dat dezelfde vragen verschillend worden opgelost.”

Wet en regelgeving

Hoe voldoen we aan wet- en regelgeving? Waar hebben we certificaten voor nodig en waar laten we die? Marten: ”Voor een zorginstelling zijn zulke vragen geen bijzaak. Dit is een gebied waar we specialistisch advies nodig hebben. Het is belangrijk om precies te weten waar we allemaal aan moeten voldoen. Voor een deel ligt die vraag bij Heijmans en voor een deel bij ons. Plus, ergens aan voldoen betekent nog niet dat we ook weten welke certificaten fysiek op een bepaalde plek aanwezig moeten zijn. Bijvoorbeeld de certificaten van brandveiligheid als de inspectie langskomt. Heijmans geeft aan wat zij op dat gebied van ons verwachten.”

20160719_heijmans_ggzbreburg1555-(1).jpg

Buddy: “Zulke vragen en wensen zijn leerzaam. Met onze intensieve samenwerking komen we voortdurend dingen tegen die we nog net iets kunnen verbeteren. Om nog een voorbeeld te noemen: we hebben hier honderden sleutels en zijn sleutelbeheerder voor GGz Breburg. Maar we hebben ons nu afgevraagd of dat wel handig is, het is namelijk niet onze corebusiness. Stel dat er iets is met onze sleutelbeheerder. Een gespecialiseerd bedrijf kan het overzicht en de aanwezigheid van de sleutels garanderen.”

De samenwerking van GGz Breburg en Heijmans is nu halverwege het vijfjarig contract en de bereidheid om dingen te blijven verbeteren is groot. Zoals Marten zegt: “Voor ons kunnen verschillende cruciale bedrijfsprocessen alleen doorlopen als onze samenwerking goed is en de reactiesnelheid hoog. Hier hebben we beide hard aan gewerkt en we hebben alle vertrouwen in het vervolg.”