Hoe staat het met... Nationaal Militair Museum #3

Pionieren tussen theorie en praktijk

Lovende recensies en ruim 140.000 bezoekers in drie maanden; het Nationaal Militair Museum (NMM) kijkt terug op een buitengewoon succesvol eerste kwartaal. Hoe houden Heijmans en partners achter de schermen alle ballen hoog? En hoe bevalt die betrekkelijk nieuwe rol eigenlijk? Drie betrokken pioniers aan het woord. 

25 februari 2015

Vliegende start

“Binnen het NMM staan alle eisen die tijdens de exploitatie gelden in één grote database. Stel dat je op ‘print all’ drukt dan heb je bijna 1.000 pagina’s met eisen waaraan Heijmans als regisseur moet voldoen. De bouwtekeningen, bijlagen en het Design Build Finance Maintain & Operate-contract (DBFMO) van ruim 900 pagina’s zijn dan nog niet eens meegerekend.”

Eric Brust, exploitatiemanager van het NMM, probeert inzichtelijk te maken wat er zoal op zijn bordje ligt binnen dit DBFMO-contract. Wat opvalt is de enorme veelzijdigheid van zaken die aandacht vragen en het feit dat het geen standaard, hapklare brokken zijn. “Ook al heb je alles tot in elk detail vooraf beschreven, de praktijk brengt altijd nieuwe inzichten met zich mee. En zeker met 100.000 bezoekers in amper twee maanden. Dat aantal was onze halfjaar prognose!”

De vliegende start van het museum vraagt om bijstelling. “In praktisch oogpunt zeker. Met zoveel bezoekers wordt het pand veel intensiever gebruikt waardoor de dienstverlening opgeschroefd moet worden. Denk bijvoorbeeld aan het inzetten van verkeersregelaars maar ook aan extra onderhoudswerkzaamheden en schoonmaak. Het heeft ook effect op logistieke stromen. Aanpassing is nodig om de vele bezoekers zo goed en snel mogelijk het museum binnen te laten.”, zegt Ciska Wedzinga, implementatiemanager in het museum.

20150218_heijmans_nmm_R9B2969.jpg

Het grote aantal bezoekers heeft ook praktische gevolgen voor bijvoorbeeld schoonmaak en onderhoud.

Gesmeerd

Bijstelling zou echter ook nodig zijn als de bezoekersaantallen in de pas liepen, stelt Eric. “Dat hoort bij het proces: we zijn hier aan het pionieren”. Hij doelt op het verfijnen van de plannen en de gemaakte afspraken die met opdrachtgever Defensie zijn ontwikkeld. Begrijpelijk aangezien publiek private samenwerkingen (PPS) nog relatief nieuw en onbekend zijn in Nederland. “We zien dat zaken die in de biedingsfase bedacht zijn in de praktijk verduidelijking of een andere benadering vragen.”

Bijstelling hoort bij het proces: we zijn hier aan het pionieren Eric Brust

Dit heeft volgens collega Martin Schellekens - als projectdirecteur vanaf dag één betrokken bij het NMM - onder andere te maken met de betrokkenheid van contractpartners. Zij proberen elkaars belangen te begrijpen om het museum succesvol te kunnen exploiteren. Dit vraagt met name bij de start van de exploitatie om een goede samenwerking die onderhouden moet worden. Dan moet je met elkaar in gesprek blijven zodat je weet wat het gedeelde belang en ambitie is: samen een goed geoliede machine ontwikkelen en een succesvolle museumexploitatie waarborgen.”

400.000

Die ambitieuze houding maakt dat Heijmans nu al lessen trekt uit de opgedane ervaring in de afgelopen drie maanden. Eric: “We zijn 25 jaar verantwoordelijk voor de exploitatie. Nu kunnen we belangrijke slagen maken waarvan we komende jaren profijt hebben. Andersom: als nu iets uit de pas loopt, houdt dat geen 25 jaar stand. We zijn allemaal overvallen door de dynamiek in het eerste kwartaal. Niemand had zoveel bezoekers verwacht. Het contract en ontwerp zijn gebaseerd op 200.000 bezoekers per jaar. Als de bezoekersgroei zo doorzet, komen we ruim op het dubbele aantal mensen uit. Dat vereist organisatorische en wellicht ook hardwarematige bijstellingen. We houden desondanks alle ballen in de lucht. Nu is het zaak om inzichtelijk te maken wat dat voor extra taken met zich mee brengt. Doe je dat niet, dan loopt je exploitatie scheef.”

20150218_heijmans_nmm_R9B3241.jpg

Veranderend rollenspel

Het ontwerp van het gebouw heeft extra aandacht gevraagd. Ciska: “Een architect maakt keuzes vanuit esthetiek, beleving en interactie. Precies de rol die we als bouwer van oudsher van hem vroegen. Maar Heijmans is tegenwoordig ook exploitant. Een rol die een andere houding vergt tijdens de ontwerpfase. Het is van belang om goede, weloverwogen keuzes te maken op het gebied van materialen, gebruik en functionaliteit van ruimtes en objecten. Het is een les voor een volgend PPS project: Heijmans moet de regierol nog steviger innemen waardoor in de exploitatiefase geld kan worden bespaard op het gebied van beheer en onderhoud.”

Cultuurverschillen

Die regie heeft Heijmans in de exploitatiefase duidelijk in handen. Eric: “We sturen in opdracht van Defensie alle onderaannemers binnen deze PPS aan. Dat vraagt om een goed samenspel en oog hebben voor ieders belangen. De grote kracht van deze PPS is dat iedereen doet waar hij of zij goed in is. Dat heeft grote meerwaarde in het hele traject. Als regisseur overbruggen we ook cultuurverschillen tussen partners en onderaannemers. Dat die er zijn, is niet erg. Maar de commerciële onderaannemers waarmee we werken, begrijpen nog niet altijd het belang van de stichting. En andersom. Dat soort conflicten willen wij als regievoerder altijd voorkomen. Dat kan immers de exploitatie schaden.”

Relaties onderhouden

Heijmans kijkt vanuit de regisseursstoel in het NMM ook nadrukkelijk naar externe stakeholders. Het NMM ligt immers midden op de Utrechtse Heuvelrug. Een gebied waar natuurwaarden nadrukkelijk beschermd worden. Martin: “Met de gemeente, de provincie en het Utrechts Landschap als directe buren van het NMM gaan we binnenkort om de tafel om te kijken hoe we moeten omgaan met de bezoekersdruk. Er ligt een door Defensie, Provincie Utrecht en de Gemeenten Soest en Zeist ondertekend convenant met een, in het kader van saldobenadering, maximaal toegestaan bezoekersaantal per jaar van 230.000. Die bezoekersgrens bereiken we veel sneller dan voorzien. Op bestuurlijk niveau zullen we deze uitdaging moeten bespreken. We kunnen toch moeilijk het museum dichtgooien?”

Zo wordt tussen tekentafel en de praktijk van de exploitatie om flinke pioniersvaardigheden gevraagd. Hoe vol zijn bordje ook ligt, de exploitatie moet te allen tijde blijven draaien, benadrukt Eric: “Of bezoekers nu met duizenden op de stoep staan, of Defensie tegelijkertijd een bijeenkomst in het NMM houdt. We willen het huidige enthousiasme van onze bezoekers behouden. Martin vult hem aan: “Deze exploitatie vraagt om continu onderhoud van onze zakelijke relaties. Een DBFMO-contract is nooit een 'done deal'.”