Hoe staat het met... Hoogheemraadschap Stichtse Rijnlanden

Steeds beter werken

Veilige dijken, schoon water en droge voeten: daar werken de mensen van Hoogheemraadschap Stichtse Rijnlanden dagelijks aan. Een Heijmans-team bracht hun werkomgeving helemaal up to date. Met behulp van BeSense worden de werkplekken en vergaderruimtes continu verbeterd.

22 februari 2019

Een project zoals Heijmans ze graag heeft: bouwen, onderhouden en kansen creëren voor optimalisering binnen een soepel lopende samenwerking. De renovatie van het kantoor van Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden (HDSR) is zo’n project. Een schoolvoorbeeld van integraliteit: alle expertise die binnen het bouwbedrijf aanwezig is, is hier gebruikt.

De leistenen gevel van het kantoorgebouw van vier verdiepingen is hetzelfde gebleven, de tuinen zijn volgens ecologische inzichten heringericht. Alleen het interieur is onherkenbaar veranderd. Facilitair coördinator Paul Rijsdam en zijn collega Roland Kastelijn, algemeen projectleider, contractmanager en technisch manager, doen in de spiksplinternieuwe raadszaal uit de doeken voor welke opgave zij stonden.

Gevel en interieur van het kantoor in Houten.

Paul: “Onze huisvesting was na twintig jaar aan een opknapbeurt toe. Het binnenklimaat kon beter: te vaak was het te warm en we konden amper ventileren. De installaties werkten niet meer optimaal en voldeden zeker niet aan de nieuwste duurzaamheidseisen. Het interieur moest lichter en transparanter zijn. Bovendien groeiden we in aantallen medewerkers, hoe konden we die hier allemaal prettig laten werken? Daartoe schreven we een tender uit: wie kon ons helpen aan een eigentijdse en gezonde werkomgeving in hetzelfde gebouw?”

Het Hoogheemraadschap zag een oplossing in plaats- en tijdsonafhankelijk werken. “In gewoon Nederlands: flexen”, aldus Roland. “Overal je mobiele telefoon of laptop inprikken en aan de slag. Iedereen doet mee, ook de directie. Zou iedereen hier dan terecht kunnen, en wat voor ict is daarbij nodig? Daarvoor moest de indeling van het gebouw helemaal op de schop.”

Heijmans_BeSense_HDSR_opdrachtgevers3.jpg

Roland Kastelijn, algemeen projectleider, contractmanager en technisch manager, en zijn collega Paul Rijsdam, facilitair coördinator, voor hun kantoor in Houten.

In het hoofd

Heijmans Utiliteit won de tender. Met bouwkundige ingrepen, zoals strippen van het casco, zoveel mogelijk bestaande elementen hergebruiken en het (ver)plaatsen van glazen wanden. Daarnaast door het vervangen van de werktuigbouwkundige en elektrotechnische installaties en een voorstel om het gebouw vijf jaar lang te beheren en onderhouden. Daarbij geholpen door de ervaring die collega’s van Heijmans Infra hadden opgedaan met de vernieuwing van de Utrechtse rioolwaterzuiveringsinstallatie, een andere klus voor het Hoogheemraadschap.

Deze kennis over de opdrachtgever hielp bij het inschatten van de achterliggende behoeftes in Houten: wat voor organisatie is het HDSR, wat is hun doel, hoe werken ze? “Los van de tender proberen in ‘het hoofd’ te kijken van de opdrachtgever. Je verdiepen in de vraag achter de vraag”, aldus Heijmans-werkvoorbereider Ankie Weenink.

Dat beviel ook Paul en Roland erg goed. “Door beheer en onderhoud mee te nemen bij de start van het project, stimuleer je de bouwer iets te leveren dat zo efficiënt mogelijk te gebruiken en beheren is. Je eist het maximale.”

Heijmans_BeSense_HDSR_AnkieWeenink_MartheDoornbos.jpg

Werkvoorbereider Ankie Weenink van Heijmans en BeSense-klantmanager Marthe Doornbos in de nieuwe raadszaal.

Optimalisering

Van het aanbod voor installatie van het platform BeSense om de werkplekken tijdens het gebruik te optimaliseren, was HDSR eveneens erg gecharmeerd. BeSense geeft inzicht in de bezetting, benutting en het comfort van een werkomgeving, en meet functionaliteiten als CO2, temperatuur, lichtintensiteit en luchtvochtigheid. Andere instrumenten als de Meetbare samenwerking en de Gebruikerstevredenheidszuil zijn eveneens door Heijmans aangeboden om een goede samenwerking tijdens de bouw- en onderhoudsfase te garanderen, en meer comfort voor de medewerkers.

Persoonlijk dashboard

PHOTO-2018-09-27-08-17-35 (1).jpg

Ankie: “De opdrachtgever vond het best spannend om over te stappen op Het Nieuwe Werken, en wilde daarom een tijdje inventariseren wat het effect daarvan is op de medewerkers. Daarom plaatsten we de Gebruikerstevredenheidszuil in de hal en stellen daarin elke keer andere vragen. Die hebben betrekking op onderhoud en comfort: klimaat of tochtklachten.

Bijvoorbeeld ‘In welke mate ondervind je hinder van onze verbouwing of hoe tevreden ben je over onze service?’ Aan de hand van een persoonlijk online dashboard krijgen we een duidelijk overzicht van de antwoorden, zodat we daarvan analyses kunnen maken voor het Hoogheemraadschap en zo nodig samen verbeteracties kunnen starten.”

Continu meten

Klantverantwoordelijke voor BeSense bij Heijmans is Marthe Doornbos, die vanmiddag de sensoren komt installeren, samen met monteur Arie van Sweeden, managementtrainee Bouwe Verlaan en BeSense-projectleider Henk Koelewijn. Wat ze hier gaan meten? “Hoe vaak zijn bepaalde ruimtes bezet, hoe snel loopt de temperatuur op, hoeveel mensen gebruiken doorgaans de vergaderruimtes, ga zo maar door”, legt Marthe uit.

Heijmans_BeSense_HDSR_MartheDoornbos1.jpg

BeSense-klantmanager Marthe Doornbos.

Paul en Roland zien veel voordelen: dankzij deze nieuwe inzichten efficiënter en slimmer omgaan met ruimte, energie en (schoonmaak)kosten van hun werkomgeving. Roland: “Dit helpt ons bij het verder doorontwikkelen. Als we zien dat ruimte D17 te weinig wordt gebruikt, kunnen we – gecombineerd met uitkomsten uit de Gebruikerstevredenheidszuil – daaraan schaven.”

Hoewel de verandering HDSR sinds dag één ontzettend is meegevallen, aldus de heren. Meer dan zestig procent van de medewerkers is tevreden over de nieuwe werkomgeving. Paul: “We horen dat het hier prettig werken is, er zijn voldoende overlegplekken en de statafels worden veel gebruikt. Wel even wennen als je tegenover de directeur komt te zitten, voor allebei, hahaha.”

Totaalplaatje

Hoe helpen BeSense en het onderhoudsteam van Heijmans elkaar bij het slimmer beheren van het kantoorgebouw? Marthe: “We nemen de uitkomsten van de sensoren door en maken daar analyses van. Waar zit het verbeterpotentieel? Dit geven we door aan de servicemonteurs. Het onderhoudsteam komt een keer per kwartaal bij elkaar met de opdrachtgever en de BeSense-manager en dan kijken we wat er aan te passen is. De kracht van BeSense zit in het totaalplaatje, slimme systemen koppelen aan mensen en gebruikers.”

Met Heijmans zijn afspraken gemaakt over preventief onderhoud en storingen oplossen, vertellen Roland en Paul. Deze afspraken worden in de loop der tijd aangescherpt, als het gebouw is ‘ingewerkt’. “Onze wens is een gebouw vol tevreden mensen”, aldus Ankie. “Niet pas langskomen als er een rood lampje brandt, maar er regelmatig zijn. We hebben drie jaar om aan elkaar te wennen en nemen de tijd om alles goed in te regelen. We gaan voor een hechte band en optimaal samenwerken.”

Meer weten over BeSense?

Marthe kijkt net zo uit naar de resultaten als haar opdrachtgevers. Heijmans en HDSR willen hun ervaringen ook breder delen: geïnteresseerden in BeSense zijn welkom in Houten om met eigen ogen te kijken en van deze aanpak te leren. Marthe: “We werken graag mee aan betere en gezondere werkplekken, niet alleen voor onze eigen organisatie maar voor iedereen!”