Hoe staat het met... Beheer & Exploitatie ministerie van Financiën

Paradox van een pioniersproject

In 2007 had het ministerie van Financiën aan het Korte Voorhout in Den Haag de primeur: de allereerste publiek-private samenwerking (PPS) voor rijksgebouwen in Nederland. De renovatie inclusief 25 jaar beheer en exploitatie werd gegund aan het consortium Safire. Michel van de Pol, contractmanager bij Heijmans, over dit pioniersproject, dat inmiddels acht van de 25 jaar onderweg is.

21 juni 2016

Een kristallen bol. Michel zou er wat voor over hebben gehad om die tot zijn gereedschap te mogen rekenen. "Bij een PPS wordt eigenlijk gevraagd om de toekomst te voorspellen.” Gelukkig behoort terugkijken wél tot de mogelijkheden. Wat zijn volgens Michel de belangrijkste lessen?

Eén vlag

“We leren nog steeds, iedere dag. En soms zelfs hetzelfde lesje”, steekt Michel glimlachend van wal. “Dat is ook niet zo vreemd gezien de complexiteit, omvang en doorlooptijd van het project.” Heijmans is in dit project onderdeel van Safire, een VOF-samenwerkingsverband met Strukton en Engie Services. “We werken in de front-office succesvol onder één vlag; collega's nemen over en weer werk van elkaar over. Tegelijk merk je dat er op hoger niveau weleens tegengestelde belangen spelen bijvoorbeeld over belangrijke investeringsmomenten. Het gaat er om dat je een efficiënte aansturing hebt, en dat de verantwoordelijkheden zijn gedekt. Dat vereist duidelijke afspraken over hiërarchie en mandaat.”

IMG_3686.jpg

Engie Services, Strukton en Heijmans opereren onder één vlag gedurende het hele DBFMO-contract.

IMG_3531.jpg

Het imposante ministerie van Financiën vormt een glazen bolwerk van 66.000 m2 met 2.000 werkplekken.

Hamvraag

Wat spreek je af, wat laat je open? Ziedaar de paradox van een langjarig contract. Michel: ”Sommige zaken móét je dus in beton gieten. Zaken zoals mandatering, demarcatie en inhoudelijke verantwoordelijkheid.” Tegelijkertijd kán je niet alles dichttimmeren aan de voorkant. “Moet je ook niet willen”, zegt Michel stellig. “Vandaag de dag lopen we over gangen, maar wie weet racen we over twintig jaar wel op doorontwikkelde hoverboards rond en slijt alles twee keer zo snel. Of juist minder.”

IMG_3595.jpg

Michel: "Het gaat er om dat je een efficiënte aansturing hebt, en dat de verantwoordelijkheden zijn gedekt."

Ander voorbeeld zijn de koeltorens op het dak van het ministerie. Die hebben meer te lijden onder de zilte zeelucht dan voorzien en moeten dus eerder vervangen worden. De hamvraag: hoe ga je gedurende het project om met voortschrijdend inzicht en technische ontwikkelingen? Michel: “We komen uit een situatie van - kort gezegd - uurtje factuurtje. Dat stimuleert om zoveel mogelijk werkzaamheden zelf uit te voeren. In dit geval zijn de uren afgekocht en is het zaak om telkens de meest optimale oplossing te kiezen. Sommige installaties en werkzaamheden zijn dermate specialistisch dat je beter en sneller af bent door externe specialisten te betrekken. Niet zozeer voor het reguliere onderhoud maar wel bij vraagstukken zoals brandveiligheid of wanneer een installatie vervangen moet worden. Zo blijven we continu anticiperen op basis van kennis en ervaring.”

IMG_3525.jpg

De koeltorens op het dak van het ministerie van Financiën.

Discussie

Grijze termen, noemt Michel ze: 'voldoende kwaliteit' of 'tegen geringe investering'. Daar blijf je met elkaar over in discussie. Want: wanneer is de kwaliteit voldoende of de investering gering? Michel: "We hebben geleerd dat je een lang contract zo opstelt dat het flexibel genoeg is om te veranderen." In de praktijk gebeurt dat volgens Michel al: "In contracten van het Rijksvastgoedbedrijf met een lange looptijd staat standaard de mogelijkheid voor opdrachtnemers om bepaalde wijzigingsvoorstellen in te dienen. Daarnaast is er tegenwoordig veel meer overleg voordat het contract definitief wordt."

Anders ruzie

Bij meningsverschillen tijdens de contractduur weet je: je zit nog jaren en jaren aan elkaar vast. "Je maakt dus anders ruzie," zegt Michel, "of je stelt ruzie uit." Dat laatste is funest want het levert slepende kwesties op. Volgens Michel zijn sommige irritaties onvermijdelijk, net als in een lang huwelijk, maar: "Je moet ze uitspreken, niet inslikken, ook als dat eng is of je opziet tegen de confrontatie." Na 8 jaar loopt dat inmiddels goed, maar ‘maak-van-je-hart-geen-moordkuil’ was voor beide partijen niet direct de ‘default-stand’. “Vooral de laatste jaren zijn een aantal sluimerende bezwaren vanuit Safire goed uitgesproken met de opdrachtgever. Dat levert eerst wat wrijving op, maar uiteindelijk worden beide partijen er beter van.”

IMG_3679.jpg

Continu anticiperen

Intussen komen er steeds meer langjarige, integrale onderhoudscontracten. Soms dus inclusief financiering. Heijmans is er continu mee in ontwikkeling. "PPS is een specialisme in ontwikkeling", zegt Michel. "Het vereist een andere manier van sturen en denken.” Daarbij wordt er ook reeds opgedane kennis van andere bedrijfsonderdelen, bijvoorbeeld Infra, overgenomen en geïmplementeerd binnen Utiliteit. “De belangrijkste les is dat je nooit achterover mag leunen, dat je continu kritisch blijft.”

Michel zal niet snel achteroverleunen. Al is het maar omdat hij continu onderweg is. Volgende halte? De nieuw te ontwikkelen Rechtbank Amsterdam (NACH). Opnieuw een PPS, ditmaal met zelfs 30 jaar beheer en onderhoud.