Skip to content
Fietsinfrastructuur - milou_op_de_fiets_heijmans_kantoor_rosmalen
Maak het mee als

Secretaresse

17 januari 2024
Rosmalen
Staf
Professional
36 - 40 uur

Als secretaresse ben jij de spil bij de ondersteuning van het managementteam en je collega’s binnen Heijmans en de afdelingen Beheer & Exploitatie en Assetmanagement. Vanuit Rosmalen weet jij mensen te verbinden en help je mee prioriteiten te stellen waarmee de bedrijfsvoering enorm is geholpen. Zo draag je indirect bij aan het realiseren van de uitdagendste projecten..  


Maak het mee

Als secretaresse ben je het visitekaartje van de afdeling. Intern ben jij de oren en ogen van de regiomanager en de overige MT leden. Voor hen staat de mens in de organisatie centraal en zij geloven dan ook dat er het beste wordt gepresteerd als iedereen goed in zijn of haar vel zit. Door jouw bevindingen te delen, ondersteun jij de managers in het behalen van dit doel. Je voelt goed aan waar prioriteiten liggen, maar geeft ook je weerwoord als dat nodig is. Verder is dit een functie die jij zelf vormgeeft. Je trekt op met je collega-secretaresses en wisselt regelmatig ervaringen met hen uit.

Dit ga je doen:

  • Afspraken prioriteren, plannen en coördineren.
  • Bijeenkomsten van a tot z organiseren.
  • Voorbereiden van en notuleren tijdens overleggen, hieruit voortvloeiende acties verzamelen en agenda’s en vergaderstukken verspreiden.
  • Mails, post en telefoontjes verwerken.
  • Zakelijke correspondentie bewerken, verwerken en opstellen volgens onze huisstijl en documenten redigeren.
  • Eerste aanspreekpunt zijn voor vragen van collega’s, klanten en partners aan de directeuren.
  • Administratieve werkzaamheden, zoals het invoeren van gegevens en inkooporders en het archiveren van documenten.
  • De oren en ogen zijn van de managers, waarbij je let op details: vang je op dat een gesprekspartner bijvoorbeeld jarig is wanneer er een afspraak plaatsvindt? Dan zorg jij dat de directeur hier voor het gesprek van op de hoogte is.
  • Onboarding van nieuwe medewerkers.

Samen zijn we één

Samen met je directe collega-secretaresse vorm jij het secretariaat van de MT-leden van de afdeling Beheer & Exploitatie en Assetmanagement, waarbij je ieder je eigen onderdeel als aandachtsgebied hebt. Jullie werken zelfstandig, maar indien nodig ook samen. Het contact met de MT-leden is prettig en jouw mening en ideeën worden gewaardeerd.

Jij gaat aan de slag voor het managementteam van Beheer & Exploitatie en Assetmanagement. De werksfeer is goed en er is veel te doen. Kortom: een ideale omgeving om jezelf te ontwikkelen en waar jouw ideeën welkom zijn
René Berg, manager

Dit bieden we jou

  • Een vast contract.
  • Een goed salaris. Wij beseffen dat goede mensen een goed salaris verdienen.
  • De vrijheid om je werktijden zelf in te delen. Ook is er de mogelijkheid om thuis te werken.
  • Een prettige werksfeer: als collega’s staan we altijd voor elkaar klaar en komen we regelmatig samen om onze successen te vieren.
  • Een warm welkom. Tijdens twee introductiedagen maak je uitgebreid kennis met ons bedrijf, daarna volg je een inwerktraject.
  • Veel ontwikkelmogelijkheden, onder meer via onze eigen Heijmans Academie en via praktijkgerichte trainingen, gegeven door je eigen professionele collega’s.
  • Een goede balans tussen werk en privé.
  • Een werkplekvergoeding om het thuiswerken zo aangenaam mogelijk te maken.
  • Een smartphone en laptop.
  • Arbeidsvoorwaarden volgens de cao Bouw & Infra.

Dit ben jij

Aan één woord heb jij genoeg. Jij hebt alles onder controle. Dit komt omdat je makkelijk kunt schakelen, het overzicht goed kunt bewaren en sterk bent in planmatig denken en organiseren. Ook jouw uitstekende communicatie skills komen in deze functie goed van pas. In je werk ben je daadkrachtig, toon je initiatief en ben je nauwkeurig. Je bent een verbinder die de brug slaat tussen verschillende mensen en meningen. En hoewel je prima zelfstandig kunt werken, vind je samenwerken én tijd voor een goed gesprek en een grapje met je collega ook belangrijk. Ten slotte voel je goed aan welke belangen er binnen Heijmans spelen. Verder heb je:

  • Minimaal een MBO- opleiding op niveau 4 op het gebied van secretariële of administratieve ondersteuning of ervaring.
  • Minstens vijf jaar werkervaring als managementassistent, secretarieel medewerker, managementondersteuner of directiesecretaresse.
  • Goede ICT-vaardigheden zodat je je nieuwe softwareapplicaties snel eigen maakt. Je kunt werken met Microsoft Office en kunt bijvoorbeeld presentaties maken.
  • Ervaring met werken in een complexe omgeving waar verschillende belangen spelen en zaken snel kunnen veranderen.

Sollicitatieproces

Je ziet met regelmaat trotse gezichten wanneer we weer een stukje Nederland hebben gebouwd. Die trots noemen we ons gele hart. Zie je nieuwe kansen of mogelijkheden?

Eerst weten hoe jouw sollicitatieproces eruit ziet?

Aan alle bureaus:

Deze vacature is alleen bedoeld voor sollicitanten die zelf op zoek zijn naar een baan bij Heijmans, niet voor W&S bureaus of individuen die zich laten vertegenwoordigen door een W&S bureau. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Derhalve worden dergelijke inzendingen beschouwd als ongevraagd en niet in behandeling genomen. We verzoeken je vriendelijk om dit dan ook te accepteren en ons niet te benaderen.

Collage liggend collega's
Klaar om kansen te grijpen? Klik op de sollicitatiebutton hierboven als je direct wilt solliciteren.

Neem contact met ons op