Permanent prikkelen

Heijmans werkt veel met asset management-contracten. Opdrachtgevers concentreren zich op de regie, terwijl wij en andere bedrijven hen de dagelijkse zorg uit handen nemen. Een gesprek met Floris Vosse, implementatie-manager van de gemeente Haarlem, en onze raamcontractmanager Pieter de Groot, over hoe je elkaar scherp houdt tijdens zo’n langdurige samenwerking.

20 februari 2018

Nooit eerder werkte de gemeente Haarlem met vaste partners aan de grote onderhoudsprojecten in de stad. Zowel voor het dagelijks beheer als het groot onderhoud zijn er langdurige samenwerkingsverbanden opgezet. De gemeente neemt daarbij de rol van regisseur aan.

Volgens Floris Vosse is Haarlem één van de eerste Nederlandse gemeenten die voor deze manier van werken kiest. Naast Heijmans zijn Dura Vermeer, aannemingsmaatschappij Van Gelder en Oosterhof Holman Beton- en waterbouw gecontracteerd voor de uitvoering. Voor de werkvoorbereiding zijn ingenieursbureaus Witteveen + Bos en Antea ingeschakeld.

De contractperiode geldt voor vier jaar, met de mogelijkheid tot één jaar verlenging. “Omdat politieke besluitvorming een vak apart is, blijven we zelf de aansturende partij”, stelt Floris. “We willen zelf bepalen wat er in onze stad gebeurt.”

FlorisVosse_PeterDeGroot_2.jpg

Floris Vosse, implementatie-manager van de gemeente Haarlem, en Pieter de Groot, raamcontractmanager bij Heijmans, overleggen veel.

Rolverdeling

Floris verwacht door de intensieve samenwerking met vaste partners een verhoogde efficiency in de uitvoering van projecten. Ook de kwaliteit van de dienstverlening gaat volgens hem omhoog. De gemeente hoopt verder op meer duidelijkheid in de rolverdeling tussen opdrachtgever, ingenieursbureaus en bouwbedrijven. “Onze partners kunnen daarnaast op innovatieve wijze een bijdrage leveren aan onze circulaire economie en aan onze duurzaamheidsdoelstellingen. Voor participatie en inspraak blijft de gemeente verantwoordelijk. De marktpartijen hebben hierin alleen een ondersteunende rol.”

Elkaar scherp houden

In een asset management-contract zijn bouwbedrijven meer dan alleen een uitvoerende aannemer. “We haken al aan in de advies- en ontwerpfase en verdiepen ons tevens in onderhoudsstrategie”, zegt raamcontractmanager Pieter de Groot. “Bij deze langdurige contracten draait het om vertrouwen en goed samenwerken. Bij losse opdrachten heeft een project een kop en een staart. We komen, voeren het werk uit en gaan weer weg. Nu kom je elkaar bij de volgende projecten weer tegen en willen we leren van voorgaande projecten. We werken vier jaar op dezelfde locatie vanuit een vast kantoor. Elke dag leren we de omgeving beter kennen. Dit helpt weer om de processen te optimaliseren, waardoor de kwaliteit verbetert.”

Maar hoe voorkom je dat de sleur erin sluipt? Door de tevredenheid van de dienstverlening en samenwerking te meten, hoopt Floris. “Ik vind goede communicatie met de bouwbedrijven van groot belang. We kozen er daarom voor zelf de bedrijven aan te sturen en dit niet in de handen van de ingenieursbureaus te leggen. We werken met projectteams, die toezicht houden op het verloop van de projecten binnen het raamcontract en prestatiemetingen verrichten.”

De gemeente heeft maandelijks een voortgangsoverleg met de bouwers gepland, waarmee ze data over het verloop van de samenwerking en de uitkomsten van de prestatiemetingen verzamelen. Pieter: "Aan de hand van trends die in de data zichtbaar worden, sturen ze bij om bijvoorbeeld de kwaliteit te verbeteren."

Bijsturen en tips geven

De prestatiemetingen voorkomen sleur en dwingen innovatie af. Pieter: “Om te voldoen aan de doelstellingen, bekijken we dagelijks hoe het werk verloopt. Door kritisch naar onze eigen processen te kijken, proberen we steeds weer een verbeterslag door te voeren. Overigens is het tweerichtingsverkeer. Wij mogen de gemeente óók bijsturen of tips geven. Dat is het mooie aan asset management.”

FlorisVosse_PeterDeGroot_10.jpg

Lokale omgevingsmanager

Niet elk bouwbedrijf kan in een binnenstedelijke omgeving werken. “Een brug maken in een weiland kan vrijwel iedereen, maar dezelfde brug aanleggen midden in een drukke stad is andere koek”, zegt Floris. “Dat zit hem niet in de brug of de techniek, maar vooral hoe je als aannemer met de omgeving omgaat. Omgevingsmanagement kreeg daarom een prominente plek in het raamcontract.”

Het kernteam in Haarlem bestaat daarom naast een procesmanager ook uit een ervaren omgevingsmanager. “Toeval wil dat hij uit Haarlem komt", vertelt Pieter. "Hij kent elk hoekje van de stad en weet precies hoe de lijntjes lopen. Ons team bestaat verder uit een vaste club van tien uitvoerende collega’s. We werken integraal. Voor bijvoorbeeld de renovatie van een kademuur laten we specialisten invliegen.”

Asset management
Asset management
Asset management Schiphol

Naast het herstellen van kademuren, vallen binnen het raamcontract alle werken in de openbare ruimte die aan vervanging of groot onderhoud toe zijn. Dat kan bijvoorbeeld het asfalt, de riolering of groenvoorzieningen zijn. Eigenlijk alles wat nodig is om de stad te onderhouden.

‘Lean’ en efficiënt

Haarlem past een handige verdeelsleutel toe om de verschillende projecten onder de bouwbedrijven te verdelen. Floris: “We gaan alle werken tot 1 miljoen euro één op één aanbesteden op basis van de omzet. Hiermee verdelen we in ieder geval vijftig procent van het werk evenredig onder de bouwbedrijven. Met mini-competities doen we de rest.”

Wederom een trigger voor Pieter en zijn club om gedurende de looptijd van het raamcontract scherp te blijven. “We zien het als een kleine tender. De gemeente wil dat we zo ‘lean’ en efficiënt mogelijk werken. Onze aanbiedingen moeten daarom kort en duidelijk zijn.”

FlorisVosse_PeterDeGroot_9.jpg

Alle partijen hebben baat bij dit asset management-contract. Pieter: “De komende vier jaar halen we gegarandeerd omzet uit deze klus. Dit geeft voldoende vertrouwen om te investeren in bepaalde processen en oplossingen. We zien nu al dat deze werkwijze de kosten drukt. Dit betekent dat we voor hetzelfde geld meer werk kunnen verzetten. Daar heeft de gemeente weer baat bij. Zonder het budget te verhogen, voeren we meer werkzaamheden uit.”

Beste vorm voor regie

Volgens Floris zie je bij provincies en Rijkswaterstaat een toename van asset management-contracten. Alleen bij gemeenten gaat dat minder snel. Dat heeft volgens hem te maken met de complexiteit van een drukke stad. “Naast weinig ruimte, de vele transportbewegingen, speelt de beïnvloedbare gemeenteraad een grote rol. Vooral dat laatste kan een grote invloed hebben op het slagen van je project.”

Floris denkt wel dat asset management binnen gemeenten steeds vaker de norm wordt. “Ik zeg niet dat dit dé nieuwe contractvorm voor Nederlandse gemeenten moet zijn. Wat ik wel weet, is dat veel steden worstelen met hoe je het best de regie in handen houdt. Asset management en de praktische vertaling naar strategische partners sluiten goed bij deze wens aan. Andere gemeenten kijken al over onze schouder mee en zijn geïnteresseerd in onze aanpak.”