Inkopen met verstand: samen spelen, samen delen

24 februari 2016

Sinds 1 januari pleegt Heijmans onderhoud aan auto(snel)wegen, viaducten en bruggen in het oostelijk deel van Noord-Brabant. Het tweejarig contract is onderdeel van het variabel onderhoudsprogramma VOC 1.1 2016-2017, waarmee Rijkswaterstaat opdrachtnemers stimuleert om te komen tot duurzame en innovatieve onderhoudsoplossingen. Die oplossingen vind je niet alleen. Voor optimaal onderhoud wordt intensief samengewerkt met partners als transportbedrijf Millenaar & Van Schaik. Wesley Kuijpers, manager procurement infraprojecten bij Heijmans, en Dirk-Jan van Schaik, mede-eigenaar van Millenaar & Van Schaik, vertellen over het ontstaan van een vruchtbare samenwerking.

Goede klik

Wesley herinnert zich nog precies waarom hij in 2015 een telefoontje pleegde met Dirk-Jan. “Kwaliteit en kennis, daar hadden we behoefte aan. Bij Heijmans zijn we namelijk altijd op zoek naar efficiënte samenwerkingen met inspirerende partners. Millenaar & Van Schaik is de grootste asfalttransporteur van Nederland met veel ervaring, dus dan is het interessant om eens met ze te gaan praten.” Het klikte, en de twee bedrijven begonnen samen te werken op een aantal kleine projecten.

20160211_heijmans_jv_zwaag_4101.jpg

Dirk-Jan van Schaik (links) van Millenaar & Van Schaik en Wesley Kuijpers van Heijmans.

Tender van Rijkswaterstaat

Na verloop van tijd kwam de tender van Rijkswaterstaat voor het VOC-contract voorbij. Heijmans heeft al vóór de inschrijving de bedrijven Millenaar & Van Schaik, Freesmij en Wolfswinkel Reiniging erbij gehaald. Dat wijkt af van de gebruikelijke manier van werken. Wesley: “Normaal gesproken doet Heijmans de inschrijving. Pas als we de tender winnen gaan we werkzaamheden uitbesteden. Wij houden de regie en vertellen de onderaannemers wat ze moeten doen.” Bij deze samenwerking gaat het anders, er wordt samen opgelopen. Dirk-Jan: “Op die manier maak je vanaf het begin optimaal gebruik van de expertise van alle betrokken partijen.”

Een goede onderaannemer…

Transparantie, kennis en flexibiliteit. Aan die kenmerken moet een goede onderaannemer volgens Wesley voldoen. Millenaar & Van Schaik heeft ze in huis. Dirk Jan: “We hebben een gedigitaliseerd plan- en afrekensysteem waardoor je realtime ziet wat er gebeurt en hoeveel het kost. Heijmans heeft daar gewoon toegang toe.” Ook de inhoudelijke kennis van transport wordt kwistig gedeeld. Dirk-Jan: “Bijvoorbeeld op het gebied van tijdelijke opslag bij het werken aan de weg. In plaats van het oude afval direct afvoeren, kun je depots aanleggen langs of op de weg. Zo heb je minder vrachtwagens nodig."

“Wij hebben heel veel vrachtwagens, maar als vervoer per boot beter is, dan huren we boten.“

Soms is de input van Millenaar & Van Schaik niet direct in hun eigen belang. Dirk-Jan: “Wij hebben heel veel vrachtwagens. Maar als vervoer per boot beter zou zijn, dan huren we boten. Voor ons misschien minder voordelig, maar wel in het belang van alle partijen samen.” Bij een variabel onderhoudscontract is het verder belangrijk dat alle partijen paraat staan voor spoedklussen en vorstschade. Maar ze moeten ook groot, planbaar werk kunnen uitvoeren.

Plannen

Het onderhoud van de wegen bestaat uit het frezen van asfalt, transport van frees-asfalt, veeg- en zuigwerkzaamheden, transport en verwerking van nieuw asfalt en het aanbrengen van markering. Gelijktijdig kunnen er werkzaamheden plaatsvinden aan voegovergangen of bijvoorbeeld geleiderails. Al die werkzaamheden volgen elkaar nauwgezet op. Oponthoud bij één schakel werkt door tot aan het einde van de keten. Deze samenwerking kenmerkt zich door uitgebreide planningsessies: de contactpersonen van de vier partijen komen op vaste momenten bij elkaar voor overleg. Wesley: “Hoe gaan we werkzaamheden uitvoeren, welke methodieken gebruiken we, wie zet wat in, welke afspraken maken we vooraf? Het wordt tot in detail besproken."

Bemoeien

De contactpersonen bemoeien zich nadrukkelijk met elkaars vakgebieden. Dirk-Jan: “Voorheen keek ik alleen naar de transportkwesties. Het asfalt frezen of aanbrengen, daar bemoeide ik me niet mee.” In deze samenwerking is dat anders: iedereen kijkt van het begin tot het eind met elkaar mee. En gevieren komt men tot - soms simpele - oplossingen. Dirk-Jan: “We besluiten bijvoorbeeld een werkvlak andersom te asfalteren, met het verkeer mee in plaats van tegen het verkeer in, zodat de veegzuigauto's sneller kunnen schoonmaken.” Wesley: “Het komt nu ook voor dat Dirk-Jan in gesprek gaat met de andere partijen over de uitvoeringsmethodiek. Normaal zou Heijmans dat doen.” Voor een dergelijke manier van samenwerking is een grote mate van vertrouwen nodig. Dirk-Jan: “Je moet elkaar kunnen vertellen hoe het zit, zonder de angst dat de opdrachtgever morgen naar een ander loopt.”

Samen spelen rendeert

Samenwerken in plaats van opdrachten uitdelen of incasseren, het is nogal een cultuuromslag. Maar het heeft grote voordelen. Dirk-Jan: “Omdat er geen wedijver is tussen opdrachtgever en onderaannemer, is de sfeer beter.” Wesley: “Het is samen spelen, samen delen, in plaats van de baas spelen. Alle neuzen staan dezelfde kant op, namelijk die van het gemeenschappelijk belang.” Het doel is het werk sneller, beter en goedkoper te doen. Maar deze mate van efficiency heeft ook grote voordelen op het gebied van duurzaamheid. Wesley: “Omdat je de uitvoering optimaliseert, maak je minder kilometers en minder machinedraaiuren. Je gaat efficiënter om met je freesmaterialen en het hergebruik wordt beter.” Kortom: samen spelen, samen delen is niet alleen beter voor de sfeer en de portemonnee, ook het milieu heeft er voordeel van.