Hard maken van zachte kwaliteiten

Hoe maak je goede samenwerking meetbaar? 

26 juli 2017

Bij kennismaking met de opdrachtgever meteen beginnen over inhoud en techniek? Nee, eerst een basis leggen voor een langdurig goede samenwerking, vindt projectcoördinator Chantal van Ravesteijn. Dat doet Heijmans met de 'meetbare samenwerking'.  

“Ambities en belangen met elkaar delen moet je nooit overslaan.” Volgens Chantal hét geheim van een goede samenwerking. Klinkt soft? Misschien, maar opdrachtgevers in het onderhoud vragen steeds vaker naar hoe de dienstverlener de samenwerking denkt vorm te geven. Daarnaast helpt de meetbare samenwerking Heijmans om tijdens de uitvoering van het project continu met de opdrachtgevers en partners in contact te blijven. 

Chantal: “Opdrachtgevers vragen steeds meer naar ‘zachte’ aspecten in prestatiecontracten, zoals een goede samenwerking. Een dienstverlener als Heijmans is zelf verantwoordelijk voor het leveren van de gevraagde prestatie, binnen tijd en budget. Vertrouwen in de technische en inhoudelijke kennis van Heijmans is er meestal al wel. Maar een klant wil ook dat de samenwerking vlekkeloos verloopt. Want dan kan hij of zij zich zorgeloos richten op het eigen werk.”

Uniform en passend

Chantal werkt daarom met een club collega’s van het kenniscentrum bij Heijmans Utiliteit aan het vormgeven van een dienst, die de basis legt voor zo’n goed samenwerkingsverband. Aan manieren hoe gedurende de looptijd van het contract de team spirit te monitoren is en waar nodig te verbeteren.

De dienst bestaat uit een aantal specialisten die getraind zijn in meetbare samenwerking. Zij beschikken over een uniforme ‘gereedschapskist’, die ze bij allerlei contracten op een passende wijze kunnen gebruiken. In die kist zitten bijvoorbeeld methoden om het ijs te breken, tips om ‘in het hoofd van de klant’ te kijken (empathy map) en een manier om ambities en belangen bespreekbaar te maken.

Chantal van Ravesteijn Heijmans fotograaf Rene Koster 6.jpg

“Door actief met de samenwerking bezig te zijn, creëer je betrokkenheid die blijft."

Met de ‘meetbare samenwerking’ biedt Heijmans een dienst, inclusief product, aan die vanaf de inschrijving op een aanbesteding tot en met het afsluiten van een contract mee te nemen is. Chantal: “Sommige opdrachtgevers willen de dienst afnemen om ook met andere onderaannemers of partners de samenwerking vorm te geven of te ontwikkelen."

"Daarnaast hoeven onze serviceteams niet bij elke klant een nieuw proces op te tuigen en maakt het ons gemakkelijker lessen over de contracten heen met elkaar te delen. Hierbij stemmen het team of de klant altijd bij de start samen met hun specialist af welk samenwerkingspad ze gaan bewandelen.”

Plezier en frustraties

Belangrijkste onderdeel van de meetbare samenwerking is de stap die het meest wordt overgeslagen: het delen van ambities en belangen, aan elkaar vertellen waar het meeste plezier uit wordt gehaald en waar frustraties liggen (teveel vergaderingen of slechte bereikbaarheid). Vaak blijft het bij een teambuilding-activiteit met uitgebreide kennismaking,

Heijmans gaat hierin verder: door eerst aandacht te besteden aan elkaars ambities en belangen, voor er over de inhoud van de werkzaamheden wordt gepraat. Zo zijn fricties verderop in de samenwerking eerder te herkennen en gemakkelijk te voorkomen.

Een heel eenvoudig voorbeeld is: Henk begint altijd vroeg en werkt zijn taken efficiënt af, zodat hij voor de files naar huis kan rijden. Gerard start wat later en neemt elke dag om vier uur de lijst met bouwkundige taken door. Om zaken af te stemmen, belt hij met Henk, maar die is er dan nooit. “Als Henk en Gerard dit van elkaar weten, voorkomt dat een hoop irritatie”, aldus Chantal. “Of als iemand aangeeft een hekel te hebben aan lange vergaderingen, spreek dan meteen af hoe er op een andere manier overlegd wordt.”

Gedeelde verantwoordelijkheid

Onder de naam Kijkglassessies organiseert Heijmans al een aantal jaar bijeenkomsten voor serviceteams, waar de samenwerking onderwerp van gesprek is. Bij deze sessies schuiven medewerkers van de klant, Heijmans en partners aan, van monteur tot directeur. Op al deze niveaus wordt immers samengewerkt.

 Chantal en haar collega’s vragen naar ieders ambities, belangen en kernwaarden. Vervolgens kijken ze waar deze wel of niet overeen komen, en wat iedereen komt halen en brengen in de samenwerking. Dat brengen en halen gaat van eenvoudige zaken als ‘geld’ en ‘kennis’, tot spontane persoonlijke invallen als ‘het samen vieren van mijlpalen’ en ‘plezier hebben in mijn werk’.

In gesprek blijven

Deze sessies en ook de gereedschapskist voor meetbare samenwerking kweken vertrouwen en wederzijds begrip aan beide kanten van de tafel. Chantal: “Als er zich iets voordoet, een probleem of conflict, kun je lijnrecht tegenover elkaar komen te staan. Maar in elke relatie, ook in een zakelijke, is het zaak te blijven praten, anders kom je er niet uit. Daar is begrip voor nodig. Het delen van ambities en belangen is eigenlijk een manier om wederzijds begrip en zo gedeelde verantwoordelijkheid te kweken.”

Chantal van Ravesteijn Heijmans fotograaf Rene Koster 1.jpg

Chantal ziet echt verschil bij de contracten waar Kijkglassessies zijn gehouden: “Je creëert betrokkenheid en die betrokkenheid blijft. En als er frictie ontstaat, kun je de sessie herhalen om de neuzen weer dezelfde kant op te krijgen. Je legt een goeie basis, die veel kan hebben. Laatst zat ik met een team bij een hoogheemraadschap en ondanks de hitte zijn daar vijf uur lang alle wensen en kwaliteiten besproken. Echt ongelooflijk.”