Een maatpak zit het lekkerst

12 februari 2015

Er bestaan verschillende beheer- en onderhoudscontracten voor gebouwen. Van traditionele contracten waarbij storingen reactief worden opgelost tot prestatiecontracten waarbij proactief wordt onderhouden. De keuze is divers. Hoe weet je als opdrachtgever nu welke onderhoudsvorm het beste past bij jouw gebouwgebruikers en budget? Paul van Meersbergen, directeur Beheer & Exploitatie, zet het een en ander op een rijtje.

Contractvormen

In de markt zien we veel inspanningsgerichte onderhoudscontracten: daarbij wordt Heijmans niet betaald voor de geleverde prestaties maar simpelweg voor het werk dat is uitgevoerd. Als er iets kapot gaat, belt de klant en wordt het probleem opgelost, dit heet correctief onderhoud. Deze vorm zie je vaak bij bouwkundig onderhoud. Bij veel installaties zijn er wettelijke verplichtingen voor het beheer en onderhoud ervan. Denk aan een brandmeldinstallatie of de noodverlichting in een gebouw. Daar is preventief onderhoud nodig. Vandaar dat in dit type contracten vaak de preventieve onderhoudstaken zijn vastgelegd in een overeenkomst en het correctief onderhoud per uur wordt afgerekend.

Een tweede optie is een inspanningsgericht onderhoudscontract met de afkoop van storingen. De klant draagt het financiële risico van alle storingen over aan de opdrachtnemer en stimuleert hem hiermee de storingen efficiënter op te lossen, waardoor de repeterende storingen afnemen. Daarnaast kan de klant een betrouwbaar financieel plaatje maken voor de loop van het contract, omdat de storingen en het onderhoud allemaal in één prijs zitten.

In de markt zien we veel inspanningsgerichte onderhoudscontracten: daarbij wordt Heijmans niet betaald voor de geleverde prestaties maar simpelweg voor het werk dat is uitgevoerd.

Heijmans-turfmarkt147-jubi-2000-1.jpg

In Den Haag onderhoudt Heijmans de huisvesting van twee ministeries met een totale oppervlakte van 130.000 m². Het prestatiecontract heeft een looptijd van 18 jaar.

Een derde mogelijkheid is een prestatiecontract. In dit type contract formuleert de klant duidelijke afspraken over de gewenste prestaties. Deze afspraken worden KPI’s (Kritieke Prestatie Indicatoren) genoemd. Voorbeelden zijn responstijd (hoe snel is de monteur aanwezig?), hersteltijd (hoe lang is de installatie buiten werking?) en het aantal storingen dat geoorloofd is. Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer om het onderhoud op het gewenste prestatieniveau te houden. Heijmans streeft veelal naar prestatieovereenkomsten, omdat er een grotere focus ligt op écht waarde leveren voor onze klanten, er minder verspilling plaatsvindt en we graag beoordeeld worden op onze prestaties.

De ultieme vorm van samenwerking is een maincontract. Dit is een prestatieovereenkomst waarbij Heijmans integraal onderhoud uitvoert en wij de volledige verantwoordelijkheid van het beheer op ons nemen. Hierbij ontzorgen we de gebruiker volledig. Door gezamenlijke doelen wordt altijd de beste oplossing voor de klant gekozen.

Wie heeft de regie?

De regierol tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is steeds meer aan het verschuiven. Ging het vroeger vaak om het u-vraagt-wij-draaien-principe, tegenwoordig zit Heijmans steeds meer op de regisseursstoel. Een mooi voorbeeld is het Nationaal Militair Museum. Die regisseursrol is overigens soms best nog even wennen. Voor opdrachtgever én klant. Hoe is het om in de schoenen van een klant te staan, een gedeelte van zijn verantwoordelijkheid over te nemen en de bijbehorende risico’s te dragen? En andersom: heb ik als opdrachtgever eigenlijk nog iets te zeggen over de dienstverlening, en is een andere regisseur geen bedreiging voor het eigen personeel die nu nog de technische diensten uitvoeren? Heijmans biedt eigen personeel én klanten proefprojecten om te ervaren hoe die veranderende regierol voelt. In deze pilots is alles bespreekbaar om te verbeteren. Uiteindelijk doel is een onderhoudsovereenkomst op maat aanbieden waar iedereen zich goed bij voelt.

Wat is de ideale looptijd?

Oplossingen voor de lange termijn wil niet zeggen dat elk contract langlopend moet zijn. De ideale looptijd van een contract verschilt namelijk. Een simpel inspanningscontract kan om prijstechnische redenen maar een paar jaar duren. Bij een maincontract is de adviesduur minimaal acht tot tien jaar. Grote, complexe onderhoudstrajecten hebben namelijk een implementatieperiode die veel tijd en geld kost, hier zou je als klant niet frequent moeten wisselen maar een écht goede keuze maken voor een langetermijnpartner. Bij een langere looptijd kunnen risico’s beter beheerst en kosten geoptimaliseerd worden. Na tien jaar vinden namelijk veel grote vervangingen plaats. Vanuit zowel opdrachtnemer als klantperspectief is een lange looptijd gunstig. Je kijkt meer naar de levenscyclus van een bouw-/installatiedeel waardoor je gezamenlijk investeringen doet die goed renderen over de looptijd van het contract.

Heijmans-UniversiteitTwente-2000-15.jpg

Integraal of niet? De Universiteit Twente koos voor regie in eigen hand om zo zelf intern kennis te borgen.

Integraal of niet?

Zijn het budget en de looptijd helder, dan is de vraag wie welk onderhoud gaat uitvoeren. Klanten kiezen regelmatig voor verschillende contractpartners voor hun bouwkundig en technisch onderhoud. Veelal vanuit het idee om zo niet alle eieren in een mandje te hebben en het risico te spreiden. Integraal onderhoud, waar meerdere disciplines werkzaamheden uitvoeren onder één maincontract, biedt echter voordelen. Onderhoudssystemen kunnen beter op elkaar worden afgestemd, er is een eenduidige rapportage van bouw en techniek plus er is één loket waar men terecht kan. Door verschillende disciplines binnen één bedrijf samen te laten werken kan het aantal samenwerkende partijen drastisch verminderd worden, wat leidt tot betere communicatie en afstemming, minder overlast voor de gebruiker, minder onnodige handelingen en een lager kostenplaatje. Maar integraliteit moet bij een klant passen. Als een pak op maat.