De 5 open deuren van Lean bouwen

21 juli 2015

Lean bouwen. Er zijn al heel wat artikelen geschreven over deze slimmere manier van werken. Simpel op papier, maar nog best lastig in de praktijk. Immers, het ingebakken gedragspatroon in de bouw verander je niet zomaar. Dat kost tijd en aandacht. Projectleider Frans Viveen heeft inmiddels ruime ervaring na twee jaar Lean bouwen van de Parkeergarage St.-Jan. Hij pakt vijf gele post-its en deelt zijn belangrijkste lessen.

1. Betrek je opdrachtgever

les1-250x210.jpg

"Zonder volledige betrokkenheid van je opdrachtgever heeft Lean bouwen geen kans van slagen. Bij de bouw van Parkeergarage St.-Jan heeft de gemeente samen met ons speciale trainingen gevolgd. Dat kost iedereen in het begin van het project ongelooflijk veel tijd, maar dat betaalt zich in de loop van de tijd dubbel en dwars uit. Betrek daarbij niet alleen de mensen vanuit de opdrachtgever die iets met de bouw te maken hebben, maar ook het bevoegd gezag. Want met Lean knip je het hele proces op in hele kleine badges, een 'one piece flow' proces. Dit betekent dus dat je ook de vergunningen versnipperd in gaat dienen. Iedereen moet daar dan in mee, anders stokt het hele proces."

Met 'one piece flow' wordt de doelstelling bedoeld om het project in zo klein mogelijke onderdelen (badges) op te knippen en deze achter elkaar op te starten en af te ronden. Een goed voorbeeld uit de woningbouw is het bouwen en opleveren van woningen stuk voor stuk in plaats van per blok.

Bij een parkeergarage is de ultieme doelstelling om parkeerplaats voor parkeerplaats te bouwen en ook over te dragen aan de klant. Dit is helaas niet realiseerbaar maar de badges kunnen wel degelijk worden verkleind. Het doel is om verspillingen zoals wachten, bevoorrading, faalkosten en dergelijken te reduceren. Doordat iedere badge in bewerking blijft totdat het klaar is, wordt de doorlooptijd aanzienlijk verkort. Hoe kleiner je de badges maakt, hoe beter je kunt focussen, hoe sneller je ze kunt afronden. Daarnaast biedt deze manier het projectteam de kans om te leren en snel te verbeteren.

les2-250x210.jpg

2. Plan gezamenlijk

"Normaal gesproken maakt de werkvoorbereider een planning voor het project. Bij Lean plannen werkt het anders. De mensen die het werk zelf gaan uitvoeren (de voormannen van de werkploegen), maken de planning met elkaar. Ook met de onderaannemer die misschien pas over een paar maanden aan de slag gaat. Zij kunnen zo veel beter samenwerken en de planning op elkaar afstemmen. Alle expertise zit niet bij die ene werkvoorbereider, maar bij alle mensen die specifieke kennis hebben en die het ook daadwerkelijk gaan maken. Ze committeren zich aan de werkzaamheden, want ze hebben het zelf gepland. Als een werkvoorbereider het bepaalt, wordt er makkelijker gezegd 'gaat me helaas niet lukken'. In deze fase van het project kun je veel tijdwinst pakken en begrip voor elkaars werk kweken. Men leert elkaar kennen, waardoor de drempel om met elkaar te communiceren wordt verkleind."

Knijp bij risicovolle fases in het project niet alle ruimte uit je planning maar hou rekening met een tegenvaller waar je geen invloed op hebt

3. Daily stand up

les3-250x210.jpg

"Richt een grote ruimte op de bouwplaats in om de planning op te hangen en om dagelijks met alle betrokkenen de daily stand up te houden. De dag begint iedere dag met een kwartiertje bij elkaar komen om de planning en urgente zaken door te nemen. Bij Parkeergarage St.-Jan hebben we de planning opgesplitst in een weekplanning voor het managementteam (om prioriteiten te kunnen stellen) en een planning op dagniveau voor de uitvoering (alle deelactiviteiten en acties gespecificeerd).

Door de daily stand up vervallen er heel veel overlegjes en onnodig mailverkeer. Het is zeker in het begin en op het einde van een werk best lastig om alle betrokkenen een kwartiertje per dag op hetzelfde tijdstip bij elkaar te krijgen. Maar zodra iedereen het nut ervan inziet, wordt het vanzelf een gewoonte en wordt het als prettig werken ervaren. En als het een gewoonte wordt, dan is het gedrag al deels veranderd. Hou de daily stand up dus vol tot het bittere eind en waak er voor dat mensen weer in hun oude patroon vervallen."

les4-250x210.jpg

4. Geloof in het leereffect

"Het leereffect in het team zie je gedurende het bouwproces groeien. De mensen leren van de eerste kleine badge en kunnen gelijk de 'lessons learned' toepassen bij de tweede badge. Er worden dus nog steeds fouten en faalkosten gemaakt, maar op veel kleinere schaal. De tweede keer worden er al direct minder gemaakt en bij de derde, vierde, vijfde keer gaat het gewoon foutloos.

Een voorbeeld: bij het bouwen van de parkeergarage ín de bouwkuip hebben we het bouwproces in kleine mootjes gehakt. We hebben de hele garage opgedeeld in 27 stukjes van ongeveer 13 meter lang. In één week bouwden we een stuk van 13 meter lengte van vloer tot dak (3 parkeerlagen). Het eerste stuk duurde ruim twee weken om te bouwen, het laatste stuk was in vier dagen klaar en we gingen op het eind zelfs twee stukken parallel aan elkaar bouwen. Dat noem ik nog eens een positief leereffect. Gelijk zichtbaar in hetzelfde project! Mensen raken hier ook gemotiveerd door."

5. Stel een Lean coördinator aan

les5-250x210.jpg

"In het begin heb je niet gelijk resultaat. Sterker nog, onze mensen die het werk uitvoeren waren in het begin juist langer aan het werk dan de bedoeling was. Kleine overwachte problemen moeten namelijk op dezelfde dag worden opgelost omdat de volgende dag weer nieuwe stickers met activiteiten op ze wachten. Dit creëerde, onbedoeld, een behoorlijke druk op de mensen. De bedoeling van Lean is juist dat je slimmer, efficiënter en daarmee misschien zelfs wel minder gaat werken. Onze mensen hadden dat gevoel in het begin absoluut niet. Dan is het belangrijk dat je blijft volhouden.

Een Lean coördinator kan daar perfect bij helpen. Iemand die het gedachtegoed blijft uitdragen, mensen helpt en de daily stand up begeleidt. Nu is nog voornamelijk een uitvoerder de Lean coördinator. Dat zou anders moeten, zodat de uitvoerder zich ook op zijn primaire taak kan focussen. Zo’n coördinator kan er ook van het begin tot het eind voor zorgen dat niemand in z’n oude werkpatroon terugvalt. Dat ligt namelijk op de loer in de loop van het project."