Buiten de deur kijken

Hoe kun je de samenwerking tussen opdrachtgevers en bouwers verbeteren? Door bij elkaar in de keuken te kijken. Marieke Spijkers van Heijmans deed mee aan Jouw Baan - Mijn Baan, een uitwisseling tussen jonge opdrachtgevers en opdrachtnemers, in het kader van de Marktvisie

20 oktober 2017

Ze leerden elkaar kennen op de eerste bijeenkomst van Jouw Baan – Mijn Baan in Bar Beton Utrecht. Dorien van der Aa, bouwprojectmanager van het Facilitair Bedrijf van de Universiteit Twente en haar collega Roy Ramaekers (40), contractmanager werktuigbouwkundige installaties. Omdat Heijmans Utiliteit Services op de campus in Enschede verantwoordelijk is voor het elektrotechnisch beheer en onderhoud van alle 45 gebouwen, werden zij gekoppeld aan Marieke Spijkers (34), commercieel manager bij Heijmans in het oosten van het land.

Koppelen

Koen Kraesgenberg (28), projectmanager Klant & Markt bij Dura Vermeer, sloot aan om een perfecte match te maken. Net als Marieke hoorde Koen over Jouw Baan, Mijn Baan via de jongerenorganisatie binnen zijn bedrijf.

Jouw Baan Mijn Baan UT Marieke Spijkers 2.jpg

Marieke en Koen hebben allebei de rol hun bedrijf zo aantrekkelijk mogelijk te presenteren aan mogelijke opdrachtgevers, of dat nu in tenders is of in acquisitiegesprekken. Daarom zagen ze de kans om in dit project de kloof tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers te verkleinen, om straks beter te kunnen samenwerken.

Spanning

Waarom is zo’n Marktvisie eigenlijk nodig? Daarvoor duiken we even de geschiedenis in: tijdens en net na de crisis was de bouw het toneel van felle strijd. Om opdrachten binnen te krijgen, schreven bouwers steeds lager in op aanbestedingen. Opdrachtgevers werkten graag met contracten waarin veel risico’s bij de inschrijvers lagen.

Dit prijsvechten zorgde in de uitvoering voor fikse problemen: van een gezonde marge voor de aannemer was niets meer over en bij onvoorziene tegenvallers stond het bouwbedrijf op omvallen, niet meer bij machte de risico’s te dragen. Soms leek de spanning tussen opdrachtgever en opdrachtnemer centraal te staan in plaats van het realiseren van een maatschappelijke opgave. Met een negatief imago van de bouwsector als gevolg.

Dat kon zo niet langer. Grote bouwbedrijven, opdrachtgevers als Rijkswaterstaat en ProRail en andere ketenpartners namen het initiatief om de sector weer beter te maken met de zogenoemde Marktvisie. Vertrouwen herstellen is het doel, tussen samenleving en bouw en tussen opdrachtgever en –opdrachtnemer. De Marktvisie hanteert een aantal uitgangspunten, die tot leven moeten komen door uitwisselingsprojecten als Jouw Baan, Mijn baan.

1. Human Factors – We streven er met onze samenwerking in de gehele keten naar om met meer trots, vakmanschap in ons werk te komen tot een succesvol project of onderhoudscontract. De basis daarvoor is onderling vertrouwen en wederzijdse betrouwbaarheid door het hanteren van de leidende principes bij opdrachtgever en opdrachtnemer.

2. Tenderen — Het gemeenschappelijk doel tijdens een aanbesteding is steeds ‘een succesvol project of onderhoudscontract’ voor alle betrokkenen. Factoren die voor dit doel een bedreiging vormen, worden voor of tijdens de aanbesteding weggenomen.

3. EMVI 2.0 — Het toepassen van EMVI moet leiden tot een goede afweging tussen prijs en kwaliteit, waarbij opdrachtnemers zich daadwerkelijk kunnen onderscheiden op kennis, kunde en kwaliteit.

4. Risico’s — Risico’s leggen we neer bij de partij die deze het best kan beheersen. We hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid om professioneel met deze risico’s om te gaan; we zorgen in dialoog voor transparantie en deling ervan tussen beide partijen.

5. Prijsvorming — We zorgen voor reële marges in relatie tot reële risico-opslagen; opdrachtnemers schrijven niet in als marges niet reëel zijn.

Verkennen

Ze kunnen de leading principles niet uit het hoofd opnoemen. Toch hebben de vandaag verzamelde deelnemers op de campus in Enschede dezelfde ideeën over hoe bestaande structuren en vooroordelen tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers te doorbreken zijn. “Bij elkaar in de keuken kijken. Een middag aan de andere kant van de tafel zitten dan dat je gewend bent. Het geeft je meer inzicht in de gedachten en belangen van de ander en het maakt ruimte”, vindt Marieke.

Jouw Baan Mijn Baan UT Marieke Spijkers 1.jpg

Van links naar rechts Roy Ramakers van Universiteit Twente, Marieke Spijkers van Heijmans en Koen Kraesgenberg van Dura Vermeer.

Want natuurlijk hadden ook zij vooroordelen ten opzichte van elkaar. Roy: “Natuurlijk mopperde ik op partijen als Heijmans, ondanks dat ik zelf ook aannemer was. Over risico- en ureninschattingen die leiden tot prijsverhogingen, waar in het voortraject geen rekening mee is gehouden, of over alternatieve producten calculeren zonder kennisgeving vooraf."

"Toch zag ik bij de uitwisseling ook hoeveel zorg de bedrijven besteedden aan de inschrijving op je tender. De vraag wordt goed geanalyseerd en er wordt echt getracht nauwkeurig te antwoorden en in te schrijven.”

Bellen in plaats van mailen

Jouw Baan Mijn Baan UT Marieke Spijkers 5.jpg

Voor Marieke en Koen waren andere opvattingen over haalbare tijdspaden een terugkerende ergernis. “Soms wordt iets ingeschat met de natte vinger. Of bij de start wordt veel druk gezet op het project binnen de planning afronden en daarna hoor je heel lang niets. Blijkt dat de deadline is verschoven”, verzucht Marieke. Koen vult aan: “Lastig voor ons, want wij willen in korte tijd een goede prijs met maximale kwaliteit bieden.”

Roy begrijpt dit en heeft tijdens Jouw Baan – Mijn Baan uit kunnen leggen hoever zijn invloed reikt, aan welke regels hij moet voldoen en met welke overwegingen zijn leidinggevenden worstelen. “Boven Dorien en mij zit natuurlijk ook een managementlaag met een eigen politiek.”

Marieke heeft na dit project meer kennis van hoe het werk van Dorien en Roy eruitziet. “We weten dat het voor hen ook supervervelend is als er in hun organisatie iets gebeurt waardoor hun leidinggevenden anders besluiten. Nu zitten we niet meer mopperend achter onze computer als een deadline eens verschuift. Dan pakken we de telefoon en bellen we even. Komt omdat je elkaar vaker ontmoet hebt. Sowieso beter dan alles per mail doen.”

Roy: “Helaas zijn er regels waar we ons aan moeten houden bij de UT. Dorien en ik zullen alles doen om binnen die regels zo snel mogelijk tot bouwen te komen, want dat is ons gezamenlijk doel: mooie projecten opleveren en in gebruik nemen." Koen: "Dat komt ook het resultaat van het project ten goede.”

Jouw Baan Mijn Baan UT Marieke Spijkers 3.jpg

Openheid

Tussen de bouwbedrijven onderling was het best spannend om open en eerlijk te zijn. Koen: “Eerst ben je toch bang dat ze je ideeën jatten! Uiteindelijk merk je dat je voor vergelijkbare uitdagingen verschillende oplossingen hebt bedacht waarbij je van elkaar veel kan leren.” Marieke nam de hele club mee naar het Nationaal Militair Museum in Soesterberg, waar Heijmans 25 jaar verantwoordelijk is voor beheer, onderhoud en exploitatie.

Wat doet Heijmans precies bij het Nationaal Militair Museum?

“Erg indrukwekkend”, lacht Koen. “Met welk project van ons overtref ik dat? dacht ik eerst. Toen besloot ik iedereen mee te nemen in onze LEAN-processen.” Vooral het Oobeya-bord op kantoor, waarop te zien is welke projecten er lopen en in welke fase die zijn, inspireerde Marieke. “Elk probleem kan nooit groter worden dan een week, supergoed. Nu hangt er ook zo’n bord bij Utiliteit Services in Rosmalen en ik ga ‘m op onze andere vestiging introduceren.”

Lang met elkaar doorgaan

Koen verhaalt met smaak over de relatiedeskundige Paulien Timmer die het Jouw Baan – Mijn Baan-traject opende. “Ze liet zien dat zakelijke relaties ook partnerrelaties zijn: je bent niet vanaf dag één verliefd. Voor je trouwt, moet je hebben laten zien dat je wat over hebt voor elkaar. En: NIVEA. Nooit Invullen Voor Een Ander. Altijd vragen blijven stellen.”

Ook Roy van de Universiteit Twente geeft op dat vlak nog een tip mee: “We houden allemaal van mooie dingen bouwen. Waarom zou je op de laagste prijs gunnen of spelletjes spelen om zoveel mogelijk werk en winst naar je toe te harken? Slecht voor je relatie, dan ben je continu in gevecht. Je wilt juist lang doorgaan met elkaar, en zeker niet eindigen voor de rechtbank.”

Servicemonteurs aan het werk op de campus van Universiteit Twente