7 tips voor effectief beheer en onderhoud

22 juni 2016

Al zou je ze blinddoeken: ze kennen de weg in het Nationaal Militair Museum, Timmerhuis Rotterdam, maar ook in ministeries, universiteiten en datacenters. De installaties hebben evenmin geheimen voor Yvette Naaijkens en Hans Smid. De afdelingsleiders Beheer & Exploitatie van Heijmans delen zeven inzichten om het beheer en onderhoud van je gebouw effectiever te maken.

1. Passende partijen, goed huwelijk

Een traditionele benadering van beheer en onderhoud – vaak op voorhand tegen de laagste prijs met vier andere inschrijvers – is niet meer van deze tijd. Lever toegevoegde waarde. Wat dat betekent? Planmatig onderhoud dat perfect aansluit bij de bedrijfswaarden van je klant. Maar ook evenwicht: niet te veel of te weinig onderhoud. Dat gaat verder dan trouw driemaal per jaar de luchtbehandelingskasten controleren en een paraafje zetten. Slim beheer en onderhoud veronderstelt dat je gewenste prestaties en risico’s analyseert en classificeert. De KPI’s stel je samen met de klant vast. Zo ontstaat onderhoud dat recht doet aan de bedrijfsvisie van de klant en de verlangde continuïteit. Kies voor klanten die op basis van werkelijke samenwerking een structurele relatie willen aangaan op basis van vertrouwen. Je bruidsschat? Grondige kennis, expertise en betrokkenheid. Een extra waarborg voor advieskracht is een hoog kennis-/opleidingsniveau binnen je eigen organisatie.

Heijmans-Beheer-Onderhoud-Openluchtmuseum-Arnhem-20.jpg

2. Elke horizon kent een gedeelde stip

Als je in de beginfase al niet goed samenwerkt, blijft je dat jarenlang achtervolgen. Dat kost tijd, geld en goede verstandhoudingen. In die wetenschap kiezen we vaak voor het zogeheten kijkglasmodel. De kernvraag in deze methodiek is niet ‘Hoe-gaan-we-het-doen?’ maar ‘Wat zijn onze ambities en belangen?’ De antwoorden kunnen schuren. Dat is niet erg. Zaak is dat je verschillen van tevoren erkent. Zo vind je juist sneller de gedeelde stip aan de horizon.

3. Adieu tweeluik, leve het drieluik

Lange tijd ging de bouwwereld van een tweeluik uit: contractverwerving en dienstverlening. De implementatie was slechts een scharnier. Bij die overgang volstond het afvinken van technische zaken. Motto: ‘Only the assets rule.’ Dat is oude-school-denken. Wij zien een nieuwe samenwerking als een drieluik: verwerving, transitie, dienstverlening. Nieuw in dat drieluik is transitie, een fase die minimaal drie tot zes maanden beslaat. Het is een cruciale periode, die het opstarten van de samenwerking, inregelen van systemen en opzetten van processen omvat. Wijdt extra aandacht aan de transitiefase. Daar wint iedereen bij.

4. De cirkel is geruststellend rond

Opdrachtgevers willen stabiliteit van kasstromen. Niemand verlangt naar (voor-)investeren en kostenpieken. Kies daarom voor Lifecycle Management. Die visie op het assetmanagement van de toekomst maakt kosten en baten over langere termijn zichtbaar. Dat levert voorspelbaarheid op, die de opdrachtgever voor plotselinge investeringen behoedt. We maken dit bijvoorbeeld mogelijk dankzij de zogeheten Deming-kwaliteitscirkel. In alle fasen – ontwerp, bouw, onderhoud en exploitatie – doorlopen we telkens de vier stappen van deze cirkel: Plan, Do, Check, Act. Een andere troef is de afwegingsmatrix. Een dilemma uit de praktijk: wat doe je met het onderhoud als er volgend jaar een vervanging op de planning staat? Anticipatie in een vroeg stadium bespaart tijd en geld.

5. Uitvoeren moet saai zijn

Het staat er dwarser dan het is. Maar in essentie klopt het. Als je voldoende nadenkt over de risico’s, processen en implementatie kent uitvoering een hoge mate van voorspelbaarheid. Dat is gunstig voor opdrachtgever, eindgebruiker en ‘jezelf’. Om nog een reden is de uitvoering kalm en overzichtelijk: de klantorganisatie is voor ons geen black box. We danken dat aan de samenwerking, die vele mijlen verder gaat dan overlegging van een Excel-lijst met alle assets. Ken de protocollen, kritieke aspecten in de bedrijfsvoering en de logistiek. Die kennis is noodzakelijk. Letterlijk vanaf de eerste stap: in de 21ste eeuw loop je niet ongeautoriseerd met een zware gereedschapskist een kwetsbaar object binnen. Maar verder geldt ons interne vuistregel: zorg ervoor dat mensen je niet zien. Doe het ongemerkt goed. Dat is immers de essentie van ons werk.

6. Een onderhoudsplan beitel je niet in hardsteen

Sommige beheer- en onderhoudscontracten zijn langlopend. Een horizon van 25 jaar is niet uitzonderlijk. Toch sluit dat flexibiliteit allerminst uit. Voortschrijdend inzicht wil je kunnen honoreren – iedere organisatie is een lerende organisatie. Uitkomsten van storingsanalyses en verbetervoorstellen leiden vaak tot updates van het onderhoudsplan. Ook nieuwe producten en diensten kunnen het onderhoudsplan versterken. Om die reden voeren wij eenmaal per jaar strategisch innovatief overleg met veel van onze opdrachtgevers en partners. Daarin blikken we vooruit op een werkomgeving die bijdraagt aan gezondheid, welzijn en productiviteit. Tot slot is het huisvestingsbeleid van een bedrijf van grote invloed. Hoe sterker je hierin gekend wordt, des te adequater zijn het beheer, onderhoud en eventueel de exploitatie.

Uit ons onderzoek naar 'effectief beheer & onderhoud' blijkt dat een contractvorm tussen 3 en 10 jaar sterke voorkeur heeft:

BO-onderzoek-contractlengte-wit.png

7. Informatie is een landschap

De tijd is definitief voorbij dat een rij ordners in de kast of één informatiesysteem de toereikende kennis bood om prestaties goed te beoordelen. In de 21ste eeuw vergaar je kennis uit vele bronnen: bevindingen van de monteur, monitoring van de energie, peiling van klanttevredenheid en metingen in het systeem zelf. Zo ontstaat een vlechtwerk van actuele en betrouwbare kennis. In ons informatielandschap past ook Systeemgerichte Contractbeheersing. Bij deze methodiek dient elke handeling in het systeem, proces of product onbetwist, navolgbaar en aantoonbaar te zijn. Doel: kwaliteitsborging van de bovenste plank.

Systeemgerichte Contractbeheersing is een contractmanagement methode waarbij de opdrachtgever op afstand toezicht houdt op het werk dat een onderhoudspartner uitvoert. Daarbij krijgt de onderhoudspartner meer vrijheid om aan de wensen van de klant te voldoen. Deze vorm van contractmanagement ziet erop toe dat de klanttevredenheid geborgd is in het proces van de onderhoudspartner.

Ze stellen het eenduidig en nadrukkelijk. Yvette Naaijkens en Hans Smid: “Er is niet één werkwijze. Wat het meest geschikt is, is afhankelijk van de bedrijfs-/huisvestingsstrategie van de klant. We willen een vooruitstrevende dienstverlener zijn door hoogwaardige werk- en verblijfsomgevingen aan te bieden. Zo stellen we mensen in staat om hun werk goed en met vertrouwen te kunnen doen.”