Gedrag, integriteit en dilemma’s

GEDRAG, INTEGRITEIT EN DILEMMA’S

Gedragscode
Heijmans hecht grote waarde aan het integer handelen door haar medewerkers. Openheid is daarvoor een basisvoorwaarde. Een meer open werkhouding wordt gestimuleerd door onder andere voorbeeldgedrag van management en directie, het bespreken van grote en complexe werken in de wekelijkse bestuursvergadering en de reviewmeetings met directie en concerndirectie.

De gedragscode van Heijmans sluit aan op ontwikkelingen in de branche, de leidende principes van Bouwend Nederland en de gedragscode van de NEPROM. De gedragscode is bekend bij alle medewerkers en maakt deel uit van de arbeidsovereenkomst. In 2012 is een toolkit integriteit en dilemma’s geïntroduceerd, met als doel om medewerkers bewust te maken en hen te stimuleren met elkaar in gesprek te zijn. Deze toolkit is onder het management aan alle vestigingen verspreid.

Dilemma’s gedrag
Heijmans is er van overtuigd dat gedrag grote impact heeft op de kwaliteit en het resultaat van de onderneming. Dat heeft niet alleen betrekking op integriteit, maar ook op discipline, veiligheid en de cultuur van de onderneming.

Een aantal veel voorkomende dilemma’s betreft het volgende:

Doorbreken van geaccepteerde cultuur
Soms wordt binnen een groep, gedrag getolereerd dat binnen die groep toelaatbaar is, maar buiten die groep tegen de geldende normen en waarden in druist. ‘Zo doen we het hier altijd’, maakt niet dat het juist is. Individuen in de groep moeten de acceptatie in de groep en de groepsdynamiek ter discussie durven te stellen om dit buiten de groep aan de kaak te stellen. Voorbeelden hiervan zijn omgangsvormen en declaratiegedrag.

Aanspreken op gedrag
Gedrag dat wel of niet toelaatbaar is, is soms heel duidelijk, maar vaak minder duidelijk. Door elkaar aan te spreken op ongewenst gedrag, volgens de normen die worden nagestreefd, wordt meer openheid en uiteindelijk gewenst gedrag gestimuleerd. Enkele voorbeelden betreffen het dragen van veiligheidskleding en het scheiden van afval op bouwplaatsen. Het doorbreken van dit dilemma vergt duidelijkheid omtrent ‘wat wel’ en ‘wat niet’ toelaatbaar is.

Aanvaardbaar en onaanvaardbaar
De grens tussen aanvaardbaar en onaanvaardbaar gedrag is soms moeilijk te maken, maar wel cruciaal voor de cultuur op de werkvloer. Denk aan het omgaan met vrouwen of minderheden of het privé gebruik maken van bedrijfsmiddelen. Ten behoeve van met name de cultuurverandering heeft Heijmans in 2011 zogenaamde mindbugs trainingen georganiseerd voor senior management en een aantal peergroups in de organisatie. Doel was belemmerende vooroordelen te delen en gedrag aan de kaak te stellen. In 2012 is een Lagerhuis-debat door Jong Heijmans georganiseerd over hetzelfde onderwerp.

Dilemma’s integriteit

Medewerkers van Heijmans blijken vooral geconfronteerd te worden met de volgende typen dilemma’s:

Omgaan met informatie
Naast de beursgevoeligheid van informatie speelt ook de commercialiteit van informatie een rol in veel voorkomende dilemma’s. Bijvoorbeeld bij het winnen of binnenhalen van nieuwe opdrachten is deze informatie in eerste instantie niet deelbaar. Enkel medewerkers met betrokkenheid op het project worden dan op de hoogte gesteld. Echter, het willen delen van goed nieuws of het verspreiden van tenderuitslagen via opdrachtgevers leidt soms tot dilemma’s. Dit leidt er soms toe dat Heijmans, eerder dan beoogd, doch gelijktijdig naar alle stakeholders naar buiten aat mget informatie.

Interpretatie van informatie
Informatie, zoals contracten, blijft soms op meerdere manieren uitlegbaar. Indien daar onvoldoende over gesproken wordt, met collega’s, in projectteams, met klanten enzovoorts, kan een verschil van inzicht ontstaan zonder dat dat onderling bekend is. In sommige gevallen betreft het informatie die zo geïnterpreteerd is dat sprake is van een ongewenste situatie. Bijvoorbeeld het omgaan met certificaten van leveranciers en de garantiewerking die hiervan uitgaat.

Veiligheid
In 2012 is een start gemaakt met het opnieuw onder de aandacht brengen van het thema ‘veiligheid’. Hiertoe heeft Heijmans, tezamen met 14 andere ondertekenaars, een gezamenlijke Governance Code op het gebied van veilig werken in de sector. In de Intentieverklaring spreken de ondertekenaars de ambitie uit om zich gezamenlijk in te spannen om veiligheidsrisico’s te minimaliseren bij het tot stand brengen en gebruiken van infrastructurele werken, installaties en gebouwen en zo doden, gewonden en onveilige situaties te voorkomen. Leiderschap, het nemen van verantwoordelijkheid en samenwerking zijn daarvoor belangrijk.

Compliance

Meldingen 2012
In 2012 is er een zevental integriteitskwesties gemeld bij de compliance officer en of de vertrouwenspersonen. Hiervan is een aantal achteraf meer als een arbeidsconflict dan wel geschil tussen leidinggevende en medewerker aangemerkt. In één geval heeft dit geleid tot ontslag op staande voet. Per geval wordt eerst gekeken naar de ernst en feiten. Hierop volgend wordt zo nodig direct geanticipeerd via het sanctiebeleid en worden direct betrokkenen zoals klant of opdrachtgevers geïnformeerd. Vervolgens wordt, indien nodig, een forensic onderzoeker ingeschakeld. Op basis van die onderzoeken wordt een aanpak geformuleerd om nadere stappen tot uitbanning van de kwestie te realiseren. Alle meldingen worden achteraf met betrokkenen vanuit het management en de raad van bestuur geëvalueerd.

Regelingen en richtlijnen
Integriteit is vastgelegd in een aantal regelingen en richtlijnen:

- Regeling senior management: het betreft het vaststellen van integriteitgevoelige functies en de screening van het senior management; zij worden vervolgens gevraagd een verklaring omtrent integriteit te ondertekenen.

- Toolboxmeeting en werkoverleg: hierin is met name gestuurd op het delen van dilemma’s, openheid en het stellen van grenzen.

- Reviews: integriteitskwesties worden in de raad van bestuur besproken en in managementteams (op anonieme basis) gedeeld. De commissie integriteit ziet toe op vertaling van meldingen en issues naar passend beleid.

- Gedragscode: onder het motto ‘een kwestie van karakter’ is het gewenste gedrag vastgelegd in de Heijmans Gedragscode. Deze code handelt over veiligheid, integriteit en mededinging en legt medewerkers van Heijmans de verplichting op, zich volgens de gedragscode te gedragen en te handelen. Aan de gedragscode is een sanctiebeleid gekoppeld. Van managers wordt voorbeeldgedrag vereist.

- Integriteit is een vast onderwerp bij sollicitatiegesprekken en introductieprogramma’s. Het item is in het functioneringsbeoordelingssysteem opgenomen als competentie.

Organisatie

Compliance officer
Heijmans heeft een compliance officer aangesteld als centraal aanspreekpunt en meldpunt van integriteitskwesties. Anonimiteit van meldingen is geborgd en de compliance officer bekijkt per melding de benodigde acties gezien de aard van de kwestie en de reglementen die daarbij gelden.

Commissie integriteit
De commissie houdt zich bezig met de uitwerking en invoering van verbeteringen of aanvullende maatregelen op het integriteitsbeleid. De meldstructuur voorziet in een compliance functie en een vertrouwensfunctie.

Naleving
Ter naleving en implementatie van de gedragscode is voor de businessunits en op holdingniveau een aantal vertrouwenspersonen benoemd. De functie van de vertrouwenspersoon is het faciliteren van, adviseren over en bemiddelen bij eventuele meldingen. Al jaren verlangt Heijmans van leveranciers en onderaannemers dat zij de gedragscode van Heijmans, Bouwend Nederland dan wel een eigen (branche)code onderschrijven.

De deelnemingen van Heijmans zijn opgenomen in het register van de Stichting Beoordeling Integriteit Bouwnijverheid (SBIB). Tweejaarlijks worden (eventuele) overtredingen van de gedragscode gerapporteerd aan deze stichting met vermelding van de wijze waarop deze overtredingen door Heijmans zijn afgedaan.

Aanvullende en afzonderlijke reglementen
Op sommige plaatsen zijn waarden uit de gedragscode in aanvullende en afzonderlijke reglementen vastgelegd:

Dossierverklaring
De Heijmans Gedragscode is nader uitgewerkt in de zogenaamde dossierverklaring. Deze verklaring wordt geëist bij iedere uitgebrachte offerte. Hiermee wordt verklaard dat bij het tot stand komen van die offerte geen sprake is geweest van concurrentiebeperkend gedrag.

Transactieregister
Heijmans Vastgoed werkt met een Transactieregister waarin de relevante gegevens van elke business-to-business vastgoedtransactie vooraf onderzocht, vastgelegd en gedocumenteerd worden opdat de transacties achteraf kunnen worden getoetst op correctheid, integriteit en wettelijkheid.

Klokkenluidersregeling
Voor situaties waarin het vinden van een oplossing binnen de dagelijkse werksituatie lastig of onmogelijk is, heeft Heijmans een klokkenluidersregeling geïntroduceerd. In de klokkenluidersregeling staan de te nemen stappen voor het indienen van een melding van een misstand. Daarnaast wordt beschreven hoe een onderzoek naar een melding verloopt. Voorts geeft de regeling weer wat de rol van het management is in geval van een melding. De klokkenluidersregeling biedt medewerkers de mogelijkheid om een misstand mondeling of schriftelijk te melden aan het centraal meldpunt (de compliance officer) of vertrouwenspersoon, zonder dat de medewerkers daarmee hun arbeidsrechtelijke positie in gevaar brengen.

Reglement Voorwetenschap Heijmans N.V.
Dit reglement is ter naleving van de Wet op het financieel toezicht (Wft) ingevoerd. Leden van het management die participeren in het kapitaal van Heijmans N.V. zijn onderworpen aan dit reglement.

Reglement privébeleggingen
Er is een Reglement privébeleggingen voor de raad van bestuur en raad van commissarissen. De voorzitter van de raad van bestuur is compliance officer voor transacties in (certificaten van) aandelen en opties. De voorzitter van de raad van commissarissen fungeert als compliance officer voor de voorzitter van de raad van bestuur.